Этапы жизни документа

Жизненный путь документа в компании подобно жизни живого организма,  с момента рождения, существования и  и умирания  - уходя в архив или утилизацию.

Создание документа (разработка)

Разрабатывать документы могут только сотрудники наделенные правом разработки документации так как документ определяет процесс выполнения работы.  Согласно практике документ должен быть разработан человеком, который хорошо знаком с процессом, который будет описан в документе.

Неумеренность в делении работы по разработке недопустимы, так как это может привести к неправильно оформленному документу, который в свою очередь приведет к ошибкам в использовании документа и последующей работе.

Согласование документа

Очень часто документ задействован в работе разных сотрудников и подразделений, поэтому возникает необходимость согласовать описываемую в документе деятельность с этими сотрудниками. Как в любой организации документ может вызывать споры и возражения, по этой причине необходимо координировать внесение всех изменений в процессе согласования, проведения встреч и обсуждений.

Утверждение документа

После того как документ готов, он должен быть одобрен ответственным лицом и разрешить документ к использованию.

Регистрация документа в общем перечне документации

Это один из важных этапов координации документа – это его регистрация в общем перечне документации компании.

К примеру - новая введенная инструкция должна быть указаны в соответствующем стандарте по управлению аппаратуры. Также необходимо установить сроки её хранения и ответственных лиц по её использованию. Вся эта важная работы начинается с регистрации нового документа в системе.

Распространение документа в организации

Как правило документы создаются для координирования работы разных сотрудников и подразделений.

Поэтому необходимо:

  • установить, кто будет пользоваться документом
  • ответственное лицо за его хранение (например, инструкцией пользуются рабочие, за хранение отвечает мастер)
  • заменить старую версию документа, в случае замены
  • удалить устаревшие документы
  • распространить копии нового документа  предназначенным сотрудникам (оригинал документа должен быть сохранен в центре документации с другими оригиналами)

Инструктаж / обучение

Любой документ создан чтобы его читали, практика показывает что у многих организаций документы просто создаются и ложатся на полку. Только в немногих компаниях существует процедура проверки знаний – «прочитай и расскажи содержание», которая  гарантирует реальное ознакомление с новым документом.

Внесение изменений

С течением времени организация меняет ход работы и соответствующие документы измененных рабочих процессов.  Очень важно контролировать внесение изменений в документ, так как это может затрагивать работу не только инициатора изменения, но и других сотрудников.

Поэтому важно:

  • согласовать изменение со всеми задействованными сотрудниками
  • утвердить изменение у ответственного лица после согласования
  • заменить устаревшие оригинал и копии на новую редакцию документа

Периодическая актуализация

Несмотря на жесткий контроль внесения изменений, – они накапливаются, поэтому раз в период  организация должна проверять соответствие зарегистрированных данных к реальным. В случае обнаружения отличий нужно сделать согласно зарегистрированной информации или поменять документ.

Сдача в архив (извлечение из использования)

К моменту, когда документ прекращает использоваться его удаляют в архив или в утилизацию.

Вопреки тому, что процесс описания работы в документе уже устарел, результаты  этой работы могут существовать, поэтому обычно документы хранятся какое то время в архиве. Важно помнить  удалить все устаревшие копии, иначе это может привести к ошибкам.

25 января 2016

Авторизация
Введите корректный адрес E-mail
Введите пароль

Забыли пароль?