Управление документацией – вечная боль. Часть 1.

Упоминание об управление документацией у сотрудников и руководителей подразделений обычно вызывает некое раздражение. Причины вполне могут быть понятны  так как бумаг много, что требует контроль и время.  

Документация – это описание того, как работа должна быть выполнена. Но зачем нужна документация?  А нужна она сотрудникам  для правильной координации выполняемой работы.  

Когда нужна документация? Документация нужна, когда необходимо  координировать работу. В случае если несколько сотрудников описывают разные процессы определенной выполняемой  работы, то нужно писать инструкцию  точно описывающую выполнение этой работы. 

 В каком объеме нужна документация? Цель любого документа  это  описать деятельность простым текстом для лучшего восприятия и запоминания для сотрудников. Поэтому любая документация это компромисс между простотой усвоения и достаточным количеством информации для описания рабочего процесса.

Неправильное использование документации или её отсутствие приводят к ошибкам и потерям в работе учреждения.  Существуют различные типы и виды документации:

- Стандарты предприятия –это обычно объемные документы, описывающие важные виды деятельности, которые являются основой документации системы качества. Вся собранная в них информация должна полностью описать, как работает компания. Примеры таких стандартов – стандарт по управлению поставками, стандарт по претензионной работе, стандарт «производство»,  стандарт по складской деятельности и т.п.

Регламенты – документы, описывающие определенный процесс связанный так или иначе с производством. Такого рода документация обычно они меньшего объема, чем стандарты, и узко сфокусированы на процессе. 

Инструкции – обычно это документ меньшего объема по сравнению с регламентом и стандартом. Инструкция описывает конкретную операцию (маленький процесс).

Имеется несколько типов инструкций:

- рабочие/технологические, описывающие как выполнять конкретную операцию 

- должностные, описывающие ответственность, обязанности и права сотрудника

- по эксплуатации оборудования, описывающие как использовать оборудование

Существуют также другие виды документов компании, которые не фокусируются на процессах.

Положения о подразделениях – документы описывающие права, обязанности и взаимодействие подразделений. Цель такого документа – четко объяснить какие процессы находятся в зоне ответственности подразделения, какие права имеет подразделение и как взаимодействовать с другими подразделениями.

Записи (журналы, , протоколы, рабочие тетради, отчеты) –документы, в которых хранится информация об различных операциях в компании. Основное различие записей от стандартов, инструкций и регламентов  это то, что записи описывают конкретные результаты деятельности.

Руководство по качеству - коротко описаны основные процессы документации и документы, в которых содержится более подробное описание системы процессов в компании.

Руководство по качеству включает следующие элементы: 

  1. Название документа, номер редакции и его номер в системе учета документации. Отметка оригинал или номер копии.  Все это необходимо для идентификации  документа .
  2. Предисловие / введение - кто разработал, когда введен в действие, новый документ или замена старого. 
  3. Содержание - перечень разделов для быстрого нахождения нужного раздела.
  4. Утверждение - подпись ответственного лица, который утвердил документ вместе с  датой утверждения. Ответственное  лицо по проверке документа и последующее разрешение по его использованию. 
  5. Область применения - объясняет, что описывает документ и какие подразделения  / сотрудников затрагивает. 
  6. Ссылки - какие документы ссылаются на конкретный документ или из каких других документов был взят материал. 
  7. Определения – объяснение терминов, упомянутые в используемых документах. 
  8. Обозначения и сокращения – расшифровка используемых аббревиатур в докуметах. 
  9. Общие положения / Введение –описание структур документа и процессы, которые он описывает. 
  10. Тело документа - поэтапное описание деятельности, ради которого был создан документ, поделенное на  разделы, страницы и абзацы. 
  11. Контроль изменений – кто, как и когда может вносить изменения в документ.
  12. Хранение документа –кто, в каких копиях и сколько времени хранится документ.
  13. Подписи разработчиков документа и подписи согласовывающих сотрудников / руководителей. Подписи являются доказательством согласования документа. Подписавший дает согласие на данную версию документа и на все действия связынные с документом.
  14. Приложения – схемы операций, таблицы с данными и т.п. для визуального восприятия информации.
  15. Лист регистрации изменений –отмечание внесенных изменений и дата их внесения. 

Не все  выше изложенные элементы документа являются необходимым в каждом документе. Но чем сложнее документ, тем выше потребность в выше изложенных элементах.  В любом документе,  должны присутствовать название документа, утверждение документа, тело документа и согласование.

31 декабря 2015

Авторизация
Введите корректный адрес E-mail
Введите пароль

Забыли пароль?