База знаний

Этапы подготовки распорядительных документов, шаг 2.
 
Подготовка распорядительных документов складывается из следующих этапов:
- согласование проекта распорядительного документа;
- подписание документа.
 
Согласование проекта документа исполнитель проводит, прежде всего, с тем руководителем, который давал задание на разработку распорядительного документа. На этом этапе документ может неоднократно редактироваться и дополняться по указанию руководителя.
Виды документов по способу изложения текста:
- индивидуальные;
- трафаретные;
- типовые.
 
В индивидуальных документах содержание излагается в виде связанного текста. Составитель (исполнитель) индивидуального документа готовит оригинальный текст, посвященный одному (или нескольким) вопросу, для выполнения конкретной управленческой задачи. Эти документы представляют собой традиционный литературный текст.
Этапы подготовки распорядительных документов, шаг 1.
 
Подготовка распорядительных документов складывается из следующих этапов:
- сбор данных по управленческому вопросу;
- составление проекта распорядительного документа;
 
Сбор данных по управленческому вопросу начинается с обеспечения правовой основы подготавливаемого документа — изучения действующих законодательных актов, правительственных постановлений, так как подготавливаемый документ, для того чтобы обладать необходимой юридической силой, не должен противоречить установленным законом нормам. Затем исполнитель определяет круг вопросов, которые предстоит отразить в распорядительном документе, изучает информацию, внутренние распорядительные документы организации. В это время определяется необходимость отмены ранее действующих распорядительных документов или их отдельных пунктов.
 
Составление проекта распорядительного документа выполняется исполнителем на основе первого этапа подготовки.
 
Выбор конкретного вида для документирования распорядительной деятельности зависит от статуса и компетенции должностного лица, от порядка принятия управленческого решения (единоначально или коллегиально).
 
Первый руководитель издает приказы и дает указания.
 
Заместители директора, руководители крупных структурных подразделений издают распоряжения, указания.
 
Порядок рассмотрения вопроса на основе принципа коллегиальности предусматривает издание таких документов, как постановления и решения.
 
Подготовка распорядительных документов может быть поручена одному или нескольким исполнителям (должностным лицам, структурным подразделениям). Для разработки сложных и ответственных распорядительных документов практикуется создание рабочих групп, комиссий, привлечение широкого круга специалистов из числа практиков и ученых. Основное требование к исполнителям — достаточная компетентность, высокий профессионализм, глубокие знания по управленческой проблеме.
Классификация распорядительных документов. 
 
В соответствии с Общероссийским классификатором управленческой документации группа распорядительных документов включает:
- постановления;
- решения;
- приказы;
- распоряжения.
 
Каждый вид распорядительного документа предназначен для документирования деятельности учреждений и организаций разных уровней управления или власти, предприятий, организаций негосударственных организационно-правовых форм.
По срокам хранения документы делятся на:
- документы постоянного;
- долговременного (свыше 10 лет);
- временного (до 10 лет) хранения.
 
Сроки хранения документов определяются Федеральной архивной службой и закрепляются в перечнях документов с указанием сроков хранения.
 
По способу передачи документов различают:
- письма;
- телеграммы;
- телефонограммы;
- телексы;
- факсограммы;
- электронные сообщения.
По степени подлинности документы делятся на:
- подлинники (оригиналы);
- копии;
- дубликаты.
 
Подлинник официального документа (оригинал) — первый (или единственный) экземпляр документа, обладающийюридической силой. Подлинник удостоверяет собственноручная подпись должностного лица, гриф утверждения, оттиск печати, регистрационный индекс. Подлинник обязательно содержит сведения, подтверждающие его достоверность (об авторе, времени и месте создания).
Виды документов по числу затронутых вопросов и по ограничению доступа.
 
Виды документов по числу затронутых вопросов:
- простые;
- сложные.
 
Простые документы (например, письма, заявления) содержат изложение одного вопроса. Сложные документы включают несколько вопросов, они могут касаться нескольких должностных лиц, структурных подразделений, учреждений (например,приказы, протоколы, постановления, решения, регламенты, инструкции).
 
По ограничению доступа документы разделяются на:
- секретные;
- для служебного пользования
Виды документов в зависимости от отношения к аппарату управления.
 
В управленческой деятельности любой организации присутствуют письменные (текстовые) документы, созданные рукописным, машинописным способом, а также электронные документы. Делопроизводственные службы заняты обработкой и хранением именно таких документов. Если в деятельности организации используются иные документы (например, фотодокументы или графические документы), их созданием и обработкой занимаются специализированные подразделения.
 
Беловой документ — рукописный или машинописный документ, текст которого переписан с чернового документа или написан без помарок и исправлений.
Служебный документ — официальный документ, используемый в текущей деятельности организации.
 
Виды документов по способу документирования (способу записи информации или создания документа):
- Письменный документ — текстовый документ, информация которого зафиксирована любым типом письма.
- Текстовый документ — документ, содержащий речевую информацию, зафиксированную любым типом письма или любой системой звукозаписи.
- Рукописный документ — письменный документ, при создании которого знаки письма наносят от руки.
- Машинописный документ — письменный документ, при создании которого знаки письма наносят техническими средствами.
- Электронный документ — созданный и читаемый с помощью компьютерной техники.
- Изобразительный документ — документ, содержащий информацию, выраженную посредством изображения какого-либо объекта.

Авторизация
Введите корректный адрес E-mail
Введите пароль

Забыли пароль?