Авансовый отчет или платеж компенсации затрат сотрудника

Общее описание

Для схемы возможны два варианта:

Вариант 1. У сотрудника уже взят «Под отчет», он отчитывается по произведенной им оплате.

Вариант 2. Сотрудник из собственных денег оплатил что-то за, происходит возмещение его затрат на его банковскую карточку. Процесс согласования для этих вариантов одинаков, различие есть на последнем шаге исполнения: Бухгалтерия снимет с «под отчета» или сделает платеж на пластиковую карту сотрудника. Описываем оба варианта одним

Инициатор процесса – Любой сотрудник.

Перечень документов/материалов на входе: уже произведенная сотрудником оплата, сопровождающие действие, описывающие его документы.

Результат процесса (перечень документов, материалов, описание новой ситуации на выходе): В соответствии с Вариантом: сумма списана с «Под отчета» или осуществленный платеж на пластиковую карту сотрудника.

Описание процесса по шагам

Шаг 1. Создание в Листоход заявки на возмещение произведенных затрат.

Действие 1. Сотрудник заходит в систему Листоход; Выбирает соответствующий маршрут,

Действие 2. Прикрепляет файл записки-объяснения в формате MS Word. В создаваемой заявке Сотрудник может не прикреплять сканов документов, подтверждающих произведенную оплату, но должен в записке-объяснении указать факт наличия или отсутствия таких документов и написать объяснение по поводу произведенных затрат и обоснование необходимости возмещения. Нажимает «отправить» - Результат – заявка отправлена на согласование.

Шаг 2. Согласование заявки и проверка соответствия представляемых документов требованиям Бухгалтерии.

Действие 1. Руководитель направления знакомится с содержанием заявки и отклоняет ее или согласует заявку.

Действие 2. Если заявка согласована Руководителем направления, Планово-экономический отдел согласует заявку или отклоняет ее, как не соответствующую бюджетам общества. Если П-Э Отделом заявка согласована, то она поступает на рассмотрение Главному бухгалтеру, система автоматически направляет сообщение автору заявки «Неси Главному бухгалтеру оригиналы документов по заявке».

Действие 3. Главный бухгалтер согласует в Листоход списание суммы с «Под отчета» (Вариант 1) или проведение платежа суммы компенсации затрат на пластиковую карточку сотрудника (Вариант 2) только после личного предоставления сотрудником оригиналов бумажных документов по произведенному платежу, соответствующих РСБУ и при отсутствии долгов данного сотрудника перед бухгалтерией по предоставлении любых других документов.

Действие 4. Генеральный директор согласует или отклоняет возмещение затраты по любой причине. В случае согласования отправляется поручение Бухгалтерии на исполнение.

Шаг 3. Исполнение заявки, Снятие «под отчета» (Вариант 1) или перечисление на карту (Вариант 2). В зависимости от первоначальной ситуации, получал ли сотрудник денежные средства под отчет перед произведением оплаты.

Вернуться назад

Авторизация
Введите корректный адрес E-mail
Введите пароль

Забыли пароль?