Процесс согласования и подписания договора

Описание процесса по шагам

На старте процесса любой сотрудник, наделенный соответствующими полномочиями, проводит переговоры (самостоятельно или с помощью юриста) составляет или получает от потенциального контрагента проект договора в электронном виде.

Шаг 1. Сотрудник, которого можно назвать «Инициатор договора», входит по своему логину и паролю в Систему Листоход, выбирает маршрут согласования, прикрепляет Документ, пишет пояснение, нажимает «Отправить на согласование/исполнение». Результат – документ отправлен на согласование.

Шаг 2. Согласование текста договора.

Действие 1. Руководитель Направления (к которому по Оргструктуре относится данный сотрудник - инициатор договора) согласует, т.е. выражает свое согласие по всем аспектам предлагаемого к подписанию договора, в том числе, подтверждает целесообразность, своевременность, выгодность коммерческих условий для Общества. Или возвращает проект Инициатору на доработку.

Действие 2. Руководитель Отдела снабжения согласует проект договора или возвращает на доработку инициатору. Если договор связан с закупкой материалов или оборудования, Отделу снабжения необходимо обратить внимание на выгодность цен, условий поставки и сроки, в том числе возможность исполнения _____ ом договорных обязательств, по комплектации, сборке, поставке продаваемого им оборудования. В некоторых случаях Отделу снабжения целесообразно предложить ген. директору (написать в «действиях» документа) назначить Ответственным исполнителем по договору Отдел снабжения, т.е. забрать договор на исполнение себе.

Действие 3. Коммерческий директор согласует договор или возвращает на доработку инициатору, или определяет необходимость решения по этому договору Тендерного комитета. При принятии решения Коммерческий директор обращает внимание на цены и другие коммерческие условия проекта договора.

Действие 4. Планово-экономический отдел согласует и записывает в Документе КСР или возвращает проект договора. ПЭО обращает внимание на соответствие договора бюджетам общества, заносит предварительные проектные данные в платежный календарь и соответствующий бюджет.

Действие 5. Главный бухгалтер согласует договор или возвращает на доработку инициатору. При принятии решения руководствуется соответствием условий договора РСБУ, налоговому и другому законодательству, точности и полноте указания необходимых реквизитов.

Действие 6. Юридический отдел согласует договор или возвращает на доработку инициатору. При принятии решения руководствуется соответствием условий законодательству, возможности Обществу получить судебную защиту в случае не исполнения контрагентом своих обязательств и возможности снижения других рисков Общества при исполнении договора. Юридический отдел присваивает номер договору, если договор уже имеет номер, то внутренний учетный номер договора.

Действие 7. Генеральный директор согласует договор и назначает Ответственного Исполнителя по договору или возвращает на доработку инициатору.

Результатами шага 2 является: Текст договора согласован, назначен Ответственный исполнитель, Инициатору и Ответственному исполнителю направленно сообщение: «Договор согласован, неси на подпись оригиналы бумажной версии договора».

Шаг 3. Подписание оригиналов договора, учет договора в реестре, сохранение документа в соответствующих архивах бумажного оригинала и электронной копии.

Действие 1. (без использования системы Листоход) Инициатор / Ответственный исполнитель передает секретарю оригиналы договора для подписания. К договору должен быть приложен распечатанный ил Листоход «Лист согласования» с подписью Инициатора.

Действие 2. (без использования системы Листоход) Секретарь подписывает у Ген. директора, Секретарь ставит печать в Бухгалтерии, Секретарь регистрирует договор в Юр. отделе.

Действие 3. (без использования системы Листоход) Здесь возможны два варианта (или):

Вариант 1. Оригиналы договора уже были ранее подписаны контрагентом, тогда, Секретарь передает электронную копию договора Ответственному исполнителю и вторую электронную копию помещает в электронный архив, бумажный оригинал передает в Юридический отдел.

Вариант 2. Оригиналы договора еще не подписаны Контрагентом, тогда, Секретарь передает бумажные оригиналы Ответственному исполнителю для подписания у Контрагента и делает соответствующую запись в «Долговом журнале» об обязательстве Ответственного исполнителя вернуть подписанный оригинал в оговоренный срок. Секретарь напоминает Ответственному исполнителю о необходимости вернуть оригинал и сообщает Генеральному директору о нарушении Ответственным исполнителем обязательства. После возврата оригинала договора Секретарь действует по Варианту 1.

Вернуться назад

Авторизация
Введите корректный адрес E-mail
Введите пароль

Забыли пароль?