Вернуться назад
Маршрутизация документов
Маршрут документа — это порядок, по которому договоры, инструкции, юридические и бухгалтерские документы будут проходить согласование.
Для маршрутизации электронных документов вы задаете последовательность этапов, и файлы автоматически отправляются участникам проекта в заданном порядке. Это упрощает процесс согласования: каждый сотрудник знает, когда нужно утвердить или доработать документ.
Преимущества системы согласования с маршрутизацией
Основные маршруты движения
документов в Листоход
Простая схема согласования, или параллельный маршрут, нужна для оперативного согласования документа, если последовательность участников не играет роли. Такой режим значительно ускоряет проверку документа и принятие решения, так как доступ к нему есть сразу у всех участников.
Сложная схема согласования, или последовательный маршрут, используется, когда очень важна последовательность прохождения этапов согласования. Например, если документ перемещается от нижестоящего сотрудника до топ-менеджера компании. Этот маршрут обеспечивает контроль на всех этапах и гарантирует, что каждый рассмотрит документ, когда будет нужно.
и убедитесь в эффективности сервиса
Как работать с системой Листоход
Типовой маршрут обработки документа для многократного использования
В Листоход пользователь может создать маршрут согласования один раз и повторно использовать его в дальнейшем. Для этого просто задайте последовательность этапов, список участников и сохраните шаблон. Отправка документов по готовому маршруту экономит время и упрощает организацию процесса согласования.
Настроенный маршрут электронного документа, который регулярно применяют, можно использовать как реестр. В нем автоматически фиксируются все согласованные документы в виде списка. Информация хранится в одном месте, что упрощает поиск и учет документации.
Составьте типовой маршрут
для своей компании
и используйте маршрут повторно автоматически.
Маршрутами можно делиться
Пользователь Листохода составляет уникальный маршрут согласования в зависимости от потребностей, типа документа и количества ответственных лиц. Затем делится готовым маршрутом с коллегами, упрощая совместную работу и повышая эффективность коммуникации. Так, процесс согласования становится понятнее и удобнее для всех участников.
Другие возможности
Часто задаваемые вопросы
Маршрут согласования документов помогает автоматизировать процесс. Он облегчает контроль за движением каждого документа, ускоряет их обработку, снижает вероятность ошибок и гарантирует прозрачность.
Чтобы построить маршруты документов в организации, укажите согласующих и утверждающих лиц, а также контролирующие органы. Настройте последовательность этапов согласования документа и зафиксируйте сроки его проверки, исправления и утверждения.
Выберите документ, укажите участников процесса и их роли, настройте последовательность этапов, сроки проверки и финального согласования. Протестируйте маршрут и сохраните его для дальнейшего использования.
Маршрут внутреннего документа, например, инструкции, отчета или служебной записки, создается с учетом того, что документ разработали и будут использоваться внутри организации. Обычно такой маршрут короче. Маршрут входящего документа, то есть, договора, соглашения или заявки, создается для обработки документов, поступающих извне. Он может быть длиннее из-за дополнительных этапов проверки.
