Что такое делопроизводство и как его вести в бизнесе

Проще говоря, делопроизводство — это отлаженная система работы с официальными документами в организации. Она охватывает весь жизненный цикл документа: от создания и согласования до отправки в архив. Можно сказать, что это тот самый фундамент, на котором держится порядок в информационных потоках любого бизнеса, будь то маленькое ИП или огромная корпорация.

Что такое делопроизводство на самом деле

Давайте представим вашу компанию как большой и оживленный город. А все документы — договоры, счета, приказы, служебные записки — это его жители. Что случится, если в таком городе не будет правил дорожного движения, названий улиц и номеров домов? Правильно, начнется полный хаос. Люди будут блуждать, письма — теряться, а важные поручения — оставаться без ответа.

Именно этот процесс обеспечивает предсказуемость и стабильность. Когда каждый документ на своем месте, а его путь от автора до исполнителя прозрачен, компания избавляется от головной боли. Больше не будет ситуаций, когда счет не оплатили, потому что он «затерялся» на чьем-то столе, или важный договор не подписали, потому что ответственный сотрудник ушел в отпуск, никому не передав дела.

Ключевые функции этого процесса

Чтобы оценить весь масштаб, давайте разберем делопроизводство на его основные составляющие. Это далеко не простое перекладывание бумажек с места на место, а комплексная работа, которая напрямую влияет на эффективность всей команды.

Кстати, многие часто ставят знак равенства между понятиями делопроизводство и документооборот. Хотя они тесно связаны, это не одно и то же. В нашей отдельной статье мы подробно разобрали эти различия. Понимание нюансов поможет вам глубже вникнуть в тему.

Так из чего же состоит делопроизводство? Вот его ключевые задачи:

• Создание и оформление. Эта функция гарантирует, что все документы — от служебной записки до приказа — соответствуют государственным стандартам (ГОСТам) и внутренним регламентам. Это придает им официальный статус и юридическую силу.
• Регистрация. Каждому документу присваивается свой уникальный номер, а дата его создания или получения фиксируется в специальном журнале или системе. Считайте, это как получение паспорта — с этого момента документ официально «родился» и существует для компании.
• Контроль исполнения. Система помогает отслеживать, кто назначен ответственным за задачу по документу и какие установлены сроки. Это исключает задержки, «забытые» поручения и в целом повышает дисциплину.
• Архивное хранение. Когда все задачи по документу выполнены, его не выбрасывают, а систематизируют и отправляют на хранение. Так обеспечивается быстрый доступ к информации в будущем и соблюдаются требования закона по срокам хранения.

Чтобы наглядно увидеть, как эти функции проявляются в ежедневной работе, мы подготовили небольшую таблицу.

Ключевые функции делопроизводства

Эта таблица наглядно демонстрирует основные задачи, которые решает система делопроизводства в любой организации.

Как видите, каждая из этих функций закрывает определенный участок работы и вместе они создают единую, слаженную систему.

Как развивалось делопроизводство в России

Чтобы по-настоящему понять, что такое делопроизводство сегодня, нужно оглянуться назад. Современные правила и ГОСТы — это не просто прихоть бюрократов, а результат многовекового опыта, попыток навести порядок и сделать управление эффективнее. Путь от рукописных приказов до облачных систем был долгим и поучительным.

История российского делопроизводства — это, по сути, история становления самого государства. Его корни уходят в XV-XVI века, когда появилась приказная система управления. Это была первая серьезная попытка хоть как-то систематизировать учет и движение документов в разрастающейся стране. Без этого управлять огромными территориями было бы просто невозможно.

Каждый приказ, своего рода прообраз современного министерства, вел свои дела, создавал реестры и архивы. Конечно, о единых стандартах тогда и речи не шло, но уже закладывались базовые принципы: регистрация, контроль и отчетность. Документ стал официальным инструментом власти.

От реформ к научной дисциплине

Следующий серьезный рывок случился в XIX веке. Этот период можно смело назвать рождением теории делопроизводства, и он неразрывно связан с именем М. М. Сперанского. Его реформы начали превращать хаотичный бумажный поток в стройную, логичную систему. Именно тогда появляются первые сборники образцов — так называемые «письмовники», которые учили, как правильно составлять и оформлять официальные бумаги. Узнать больше об этом этапе можно в историческом обзоре развития делопроизводства.

Эта работа заложила прочный фундамент для будущих преобразований, которые стали жизненно необходимы в бурном XX веке.

Эпоха тотальной стандартизации

Революция и последующая индустриализация потребовали совершенно другого подхода к управлению. Представьте себе: гигантские заводы, плановая экономика, миллионы людей — все это нуждалось в строжайшем учете и контроле. Старые, разрозненные методы просто не справлялись с таким колоссальным потоком информации.

Это привело к логичному и неизбежному шагу — тотальной стандартизации. Ключевым моментом здесь стало утверждение Единой государственной системы делопроизводства (ЕГСД) в 1973 году.

Что это дало на практике?

• Единые правила: Появились общие для всей страны требования к тому, как должен выглядеть и что содержать любой управленческий документ.
• Типовые процессы: Система жестко регламентировала, какой путь проходит документ, что сильно упрощало взаимодействие между ведомствами и предприятиями.
• Централизованный контроль: Возникли четкие механизмы, позволявшие отслеживать исполнение поручений и следить за сохранностью архивов.

По сути, ЕГСД стала прообразом современных систем электронного документооборота, только реализованным на бумаге. Этот краткий экскурс в историю отлично показывает: стремление к порядку, скорости и прозрачности в работе с документами — не новомодное веяние, а закономерный этап эволюции управления. Просто сегодня эту задачу решают уже не громоздкие бумажные инструкции, а гибкие цифровые инструменты.

Жизненный цикл документа: от создания до архива

Каждый документ в компании, будь то приказ директора или обычный счёт на оплату, проходит свой путь. Этот путь состоит из чётких этапов и называется жизненным циклом документа. Если понимать, как устроен этот цикл, можно превратить хаотичное движение бумаг в предсказуемый и управляемый процесс.

Давайте посмотрим на этот путь на простом примере — счёте на оплату от поставщика. Как только он попадает в компанию, начинается его официальная «жизнь».

Этап 1. Создание и регистрация

Любой документ с чего-то начинается: либо его создают внутри компании, либо получают извне. В нашем случае менеджер по закупкам получает счёт по электронной почте. В этот момент бумажка ещё не имеет никакой юридической силы внутри организации.

Чтобы «узаконить» её, документ нужно зарегистрировать. Ответственный сотрудник (например, секретарь) вносит его в систему: присваивает входящий номер, фиксирует дату, сумму и отправителя. Это как выдать документу паспорт — теперь он официально существует в информационном поле компании, и его уже не «потеряешь».

Этап 2. Согласование и утверждение

После регистрации начинается самое интересное — согласование. Наш счёт отправляется в путешествие по заранее определённому маршруту.

1. Проверка ответственным. Менеджер, получивший счёт, должен подтвердить: да, товар или услуга действительно получены в нужном объёме и качестве.
2. Финансовый контроль. Затем документ летит к финансисту, который проверяет, вписывается ли сумма в утверждённый бюджет.
3. Утверждение руководителем. Финальный аккорд — подпись (или электронная виза) руководителя, которая даёт зелёный свет на оплату.

Именно здесь чаще всего и случаются заторы. Если хоть один человек в цепочке уехал в командировку, завален работой или просто забыл посмотреть документ, весь процесс встаёт.

Этап 3. Исполнение и контроль

Когда все визы собраны, счёт попадает на исполнение — в бухгалтерию для оплаты. Задача бухгалтера — провести платёж в срок.

Но это ещё не всё. Важная часть делопроизводства на этом этапе — контроль. Система должна отследить, что счёт не просто утверждён, а именно оплачен. А руководитель или инициатор должен получить уведомление: «Задача выполнена». Так замыкается круг ответственности и компания может быть уверена, что выполнила свои обязательства перед поставщиком.

На инфографике ниже показан обобщённый процесс — от регистрации документа до его отправки в архив.

Эта схема отлично показывает, как последовательные шаги превращают обычный входящий файл в выполненную задачу и архивную запись.

Этап 4. Завершение и списание в архив

Счёт оплачен, платёжное поручение прикреплено как доказательство — жизненный цикл документа почти завершён. Он считается исполненным.

Но его не выбрасывают. Документ отправляется на хранение — «списывается в дело». В бумажном мире его подшивают в нужную папку, а в электронной системе он просто переезжает в цифровой архив. Это нужно для будущей отчётности, налоговых проверок или решения возможных споров.

Весь этот путь, от получения до архива, и есть настоящее делопроизводство в действии. Каждый шаг важен, и сбой на любом из них может привести к финансовым или репутационным проблемам. Мы подробно разбираем все этапы жизни документа и типичные ошибки в отдельной статье. Современные системы, такие как Листоход, автоматизируют этот маршрут, делая его быстрым, прозрачным и полностью контролируемым.

Основные виды современного делопроизводства

Говоря о том, что такое делопроизводство, важно понимать: оно не бывает одинаковым для всех. Как хороший инструмент подгоняют под руку мастера, так и система работы с документами адаптируется под задачи и специфику компании. Где-то в фокусе будут приказы и протоколы, а где-то — работа с конфиденциальными данными сотрудников.

Давайте разберем три ключевых направления, с которыми так или иначе сталкивается любой бизнес: общее, кадровое и набирающее обороты электронное. У каждого из них свои цели и нюансы.

Общее делопроизводство

Это, без преувеличения, «кровеносная система» любой компании. Общее делопроизводство отвечает за весь поток организационно-распорядительных документов (ОРД), которые, по сути, и заставляют организацию работать как единый механизм.

С чем мы здесь имеем дело?

• Приказы и распоряжения, касающиеся основной деятельности: от запуска нового проекта до реорганизации целого отдела.
• Протоколы совещаний, где черным по белому фиксируются принятые решения и распределяются задачи.
• Служебные и докладные записки для оперативного обмена информацией между сотрудниками и подразделениями.
• Входящая и исходящая корреспонденция — вся официальная переписка с партнерами, клиентами и государственными органами.

Главная цель этого направления — обеспечить четкую и своевременную передачу управленческих решений и задокументировать все ключевые события в жизни компании. Именно здесь рождаются и обретают официальный статус все поручения и договоренности.

Кадровое делопроизводство

Это направление всегда стоит особняком. Еще бы, ведь оно касается самого ценного ресурса компании — ее людей. Кадровый учет регулирует все трудовые отношения, от первого дня нового сотрудника до его увольнения, и требует почти ювелирной точности и строгого соблюдения конфиденциальности.

В кадровом делопроизводстве обрабатываются документы с персональными данными, что налагает на компанию серьезные обязательства по их защите в соответствии с ФЗ-152 «О персональных данных».

Вот основные документы, с которыми работает кадровик:

• Трудовые договоры и дополнительные соглашения к ним.
• Приказы о приеме на работу, переводе, отпуске или увольнении.
• Личные карточки и дела сотрудников.
• Штатное расписание и графики отпусков.

Помните: любая ошибка в этих бумагах может стать причиной трудового спора. Поэтому аккуратность и полное соответствие актуальному законодательству здесь — не просто желательны, а абсолютно необходимы.

Электронное делопроизводство

По своей сути, это не столько отдельный вид, сколько современный подход к организации двух предыдущих. Электронное делопроизводство, или ЭДО (электронный документооборот), переводит все рутинные процессы — создание, согласование, подписание и хранение документов — в цифровую среду. Вместо пыльных папок и курьеров — специализированные системы электронного документооборота (СЭД).

Переход на «цифру» полностью меняет правила игры. Согласование договора, которое раньше могло тянуться неделями из-за командировок или вечной занятости руководителей, в СЭД занимает считаные часы, а то и минуты. Утвердить документ можно прямо с телефона, находясь на другом конце света.

А как же юридическая сила? Ее цифровым документам придает электронная подпись (ЭП) — полноценный аналог собственноручной подписи. Это открывает возможность вести юридически значимую деятельность без единого бумажного листа.

Давайте посмотрим, как соотносятся старый и новый подходы.

Сравнение бумажного и электронного делопроизводства

Эта таблица помогает наглядно оценить преимущества и недостатки каждого подхода к ведению документации.

Как видно из таблицы, будущее очевидно за цифровыми технологиями. Такие сервисы, как Листоход, позволяют без лишних сложностей перевести все виды делопроизводства на новые рельсы, делая рабочие процессы быстрыми, прозрачными и защищенными, что сегодня критически важно для любого бизнеса.

Почему автоматизация делопроизводства — это выгодно

В бизнесе время — действительно деньги. А ручная работа с документами, пожалуй, один из главных «пожирателей» этого самого времени. Каждый потерянный договор, каждая неделя, потраченная на сбор подписей по разным кабинетам, — это не просто неудобство, а прямые убытки и упущенная прибыль.

Именно поэтому сегодня автоматизация — это уже не какая-то модная «фишка», а насущная необходимость для любой компании, которая хочет работать эффективно.

Переход на «цифру» — это не просто замена бумажных стопок на папки на компьютере. Нет, это полная пересборка самих процессов. Современные системы электронного документооборота (СЭД), такие как Листоход, берут на себя всю рутину, освобождая ваших сотрудников для задач, где действительно нужен человек.

Прямая экономия ресурсов

Давайте просто посчитаем. Ведение дел по старинке требует постоянных трат: бумага, картриджи для принтеров, папки, стеллажи для архива. Добавьте сюда почтовые и курьерские расходы, если документы нужно отправить в другой офис или контрагенту. По отдельности эти суммы могут казаться незначительными, но за год они складываются в очень даже солидный бюджет, который можно было бы направить на развитие.

Автоматизация практически полностью убирает эти статьи расходов. Документы создаются, согласовываются и хранятся в цифровом виде. Это прямая экономия тысяч, а то и сотен тысяч рублей в год, в зависимости от масштабов вашего бизнеса.

Ускорение бизнес-процессов в разы

Пожалуй, самая большая ценность автоматизации — это скорость. Представьте типичную ситуацию: нужно согласовать договор. Вручную это может растянуться на целую неделю: юрист проверяет, потом передает финансисту, тот — руководителю. А если кто-то из них в отпуске или командировке? Все, процесс встал.

В системе электронного документооборота этот же путь документ проходит за несколько часов.

1. Менеджер загружает договор в систему и запускает готовый маршрут согласования.
2. Каждый участник мгновенно получает уведомление на почту или в Telegram.
3. Руководитель, сидя в аэропорту, открывает документ на смартфоне, ставит электронную подпись и отправляет его дальше по цепочке.

Кстати, стремление к четкому контролю за документами имеет глубокие исторические корни. Еще в X веке на Руси существовало исполнительное делопроизводство с ежемесячными «ревизиями дел» для надзора за выполнением поручений. Сегодня эту функцию контроля берут на себя умные системы. Узнать больше о формировании системы учета документов в России можно из исторических материалов.

Повышение продуктивности и прозрачности

Когда задачи ставятся автоматически, а сроки контролирует система, а не человек с блокнотом, производительность команды заметно растет. Сотрудникам больше не нужно тратить время на то, чтобы выяснять, у кого «завис» документ и почему. Вся история согласования видна как на ладони.

• Прозрачность: Руководитель видит полную картину — кто затягивает сроки, на каком этапе возникают пробуксовки.
• Дисциплина: Автоматические напоминания просто не дадут забыть о задаче.
• Меньше ошибок: Использование готовых шаблонов и настроенных маршрутов сводит к минимуму влияние человеческого фактора.

Например, бухгалтерия может обрабатывать сотни счетов, не вводя данные вручную, а просто получая их в системе и отправляя на оплату после автоматического согласования. В нашей статье мы подробно разбираем, как именно работает автоматизация делопроизводства и какие преимущества она дает разным отделам компании.

В сухом остатке, автоматизация — это стратегическое вложение в скорость, порядок и общую эффективность вашего бизнеса.

Часто задаваемые вопросы о делопроизводстве

Даже после самого подробного разбора темы всегда остаются нюансы. Мы собрали здесь ответы на самые частые вопросы, которые возникают у руководителей и сотрудников. Постарались ответить коротко и по делу, чтобы помочь вам закрепить знания и разобраться в деталях.

Чем делопроизводство отличается от документооборота?

Эти два понятия постоянно путают, хотя они тесно связаны. Разница между ними довольно простая, но принципиальная, и помогает понять саму суть делопроизводства.

• Делопроизводство — это вся система работы с документами в компании, от А до Я. Оно определяет правила игры: как создавать документы (например, по ГОСТу), как их регистрировать, кто отвечает за исполнение задач из документа, как их правильно хранить и сдавать в архив. По сути, это свод законов и процессов для всей документации.
• Документооборот — это лишь часть этой большой системы. Он описывает только движение документов: их маршруты от одного сотрудника к другому, потоки входящих и исходящих писем.

Поэтому сначала выстраивают делопроизводство (общие правила), а уже на его основе налаживают эффективный документооборот (маршруты).

Индивидуальному предпринимателю обязательно вести делопроизводство?

Да, обязательно. Закон не делает исключений для ИП — любая коммерческая деятельность должна документироваться. Конечно, в гораздо более простом виде, чем у крупной корпорации, но все же.

Даже если вы работаете в одиночку, вам как минимум нужно:

1. Оформлять договоры с заказчиками и подрядчиками.
2. Формировать и хранить «первичку» для налоговой (счета, акты выполненных работ, накладные).
3. Вести переписку с госорганами, если она возникает.

А как только у ИП появляются наемные работники, к этому списку тут же добавляется кадровое делопроизводство. Это трудовые договоры, приказы о приеме на работу, отпусках, увольнениях, ведение трудовых книжек. Ошибки в этих документах могут обернуться серьезными штрафами от трудовой инспекции. Так что грамотная организация документов с самого начала — это не просто порядок, а ваша юридическая безопасность.

С чего начать переход на электронное делопроизводство?

Переход на «цифру» многих пугает, но если действовать по шагам, все пройдет гладко. Главное правило — не пытайтесь автоматизировать хаос и всё сразу.

Для начала найдите самые «больные» точки в ваших текущих процессах.

• Шаг 1. Анализ. Подумайте, где вы теряете больше всего времени и нервов. Может, это согласование счетов на оплату, которое растягивается на недели? Или заявления на отпуск, которые вечно теряются на столах?
• Шаг 2. Пилотный проект. Выберите 1-2 самых проблемных процесса и попробуйте автоматизировать только их. Это поможет «обкатать» систему на небольшом участке, не ломая привычную работу всей компании, и собрать честную обратную связь.
• Шаг 3. Выбор системы. Ищите простой и понятный сервис (СЭД). Ключевой момент: ваши сотрудники должны разобраться в нем интуитивно, без многодневных курсов, а настройка маршрутов не должна требовать помощи программиста.
• Шаг 4. Обучение и масштабирование. Научите работать в новой системе небольшую пилотную группу. Как только они оценят удобство, а вы увидите результат, можно постепенно, процесс за процессом, переводить в «цифру» и остальные отделы.

Начинать с малого — это лучший способ безболезненно внедрить изменения и на живом примере показать команде, что автоматизация — это действительно удобно.

Какие законы и ГОСТы это всё регулируют?

Работа с документами в России — сфера, которая строго регламентирована. Если вы хотите, чтобы ваши процессы были юридически корректными, стоит знать основные нормативные акты.

Вот краткий список того, на что нужно опираться:

• ГОСТ Р 7.0.97-2016 — это, можно сказать, библия делопроизводителя. Главный стандарт, который описывает, как должны выглядеть организационно-распорядительные документы: отступы, поля, расположение реквизитов — все здесь.
• Федеральный закон № 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации» — базовый закон, регулирующий общие правила работы с любой информацией, включая электронную.
• Федеральный закон № 63-ФЗ «Об электронной подписи» — именно этот закон придает юридическую силу электронным документам и определяет, какие бывают электронные подписи и как их использовать.
• Федеральный закон № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» — он устанавливает правила и, что важно, сроки хранения документов для всех организаций, в том числе коммерческих.

Соблюдение этих норм — ваша защита от претензий со стороны госорганов и гарантия того, что ваши документы имеют законную силу.

Чтобы автоматизировать делопроизводство и навсегда забыть о бумажной рутине, попробуйте облачную систему Листоход. Настройте маршруты согласования за пару кликов, контролируйте исполнение задач в реальном времени и работайте с документами прямо со смартфона. Убедитесь сами — получите бесплатный доступ ко всем функциям на 30 дней.