Бизнес-процессы это взаимосвязь между процессами. Оптимизация бизнес-процессов заключается в увязке разных бизнес-действий между собой. Именно разрывы в бизнес-процессах обычно приводят к нестыковкам и конфликтам, устранение которых происходить на уровне Генерального Директора. Менеджеры могут достичь взаимопонимания только после регламентирования всех нестыковок.
Для описания бизнес-процессов примерно требуется от недели до 3-4 месяцев. Если для процесса необходимо более 4 месяцев, то это говорит о неправильной постановке задачи и описании ненужных деталей.
Что же даст оптимизация бизнес-процессов компании?
Прежде всего – прозрачность деятельности компании. Прозрачность дает возможность совершенствовать работу, порядок оплаты и нормирования работы персонала с решением ряда дополнительных задач.
Второе – осмысленный выбор процессов, которые подлежат автоматизации. Автоматизация требуется лишь для процессов, значительно влияющих на финансовый успех и прибыль компании. Соответственно неправильным решением будет начать автоматизацию с второстепенных процессов.
Третье – сотрудники получают возможность лучше понимать цели компании, возрастает управляемость организации.
Четвертое – повышение качества конечного продукта. Необходимо в каждом процессе фиксировать факторы, которые способны повысить его качество. На пример, при 10-процентном браке нужно выявить причины изъяна, какой именно процесс становится причиной убытков. Благодаря определению «узких мест» можно значительно улучшить общий результат при минимальных усилиях.
Когда же необходимо регламентировать бизнес-процессы?
Часто многочисленные страницы с описанием бизнес-процессов различных организаций оказываются просто бесполезными. Согласно нашему опыту можно утверждать – обязательно потребуется регламентирование процессов в следующих случаях, когда:
- Требуется увеличение прозрачности и управляемости своей компании.
- Управление передается наемному менеджеру, на пример при продаже бизнеса либо смене руководителя. От владельца компании требуется описание бизнес-процессов, поскольку для любого акта передачи необходима опись того, что будет передаваться.
- В случае внедрения новых информационных систем. Точно так же потребуется описание и реинжиниринг бизнес-процессов своей компании.
- При построении интегрированного холдинга. На пример, компания по продаже мясных продуктов решает приобрести само производство, а потом и ферму с выращиванием скота. Поэтому принимается решение об организации вертикальной структуры и достичь наведения порядка в новой структуре удается при описании бизнес-процессов и обозначении входов-выходов.
- Для бывшего государственного предприятия. В таком случае, как правило, бизнес-процессы хранятся исключительно в «голове» сотрудника. Число таких сотрудников постепенно уменьшается – и все знания уходят вместе с ними, поэтому важно документировать всех процессы.
Когда же оптимизация бизнес-процессов неэффективна?
Первое – в работе маленьких компаний. Для описания потребуются существенные затраты, выводы часто оказываются элементарными.
Второе – для руководителей больших предприятий (5-6 тыс. работников). Для описания бизнес-процессов необходимы особые технологии и большие расходы ресурсов и времени. Для такого рода предприятий предпочтительны другие методы – на пример, описание организационно-функциональных структур.
Третье – когда компания не имеет внутренние ресурсы. На пример, консультанты называют оптимизацию бизнес-процессов в компании «средство от всех проблем». Тем не менее нужно еще определить – имеется ли в штате компании специалист, который ориентируется в данной проблеме. Иначе привлечение внешнего консультанта можно тогда считать бесполезным решением. Ведь просто некому будет читать определенные им схемы процессов.
Регламентацию и оптимизацию часто повторяющихся процессов не нужно делать для разовых проектов, потому что не будут работать регламенты, описывающие проектную деятельность. Не рекомендуется также делать описания бизнес-процессов для молодых компаний с быстрым развитием. Ведь хорошим решением регламентации можно считать при подходе к систематическому менеджменту организации – для закрепления текущих бизнес-процессов, которые станут основой дальнейшего развития компании.
