Оптимизация бизнес процессов: пошаговое руководство, часть 2

Как эффективно описать существующие бизнес-процессы:

1. В первую очередь задача Х сортируется в отдельный проект. В компании должна быть создана специальная группа, которая возглавляется первым лицом организации. Если бизнес-процессы описываются с целью убеждения инвестора в прозрачности фирмы, главой проекта может быть и зам. гендиректора. Приемлемо, чтобы в состав рабочей группы входили привлеченные консультанты и специалисты из коллектива компании. Но так же присутствует опасность в полной передаче описания бизнес-процессов для привлеченных консультантов – так как возникает вероятность зависимости в будущем.  Как бы то ни было поручать весь объем работы лишь своим внутренним сотрудникам также может быть затруднительно – так как потребуются время и деньги для обучения, отвлекая от основной работы. Пределы компетенции сотрудников компании и внешних консультантов должны пересекаться. Например, менеджерам компании предстоит разобраться в технологии описания, в то время как привлеченные консультанты будут изучать особенности деятельности вашей организации.
2. Агитация и распространение внутри компании, где потребуется организация семинара для менеджеров. В противном случае без семинара в какой то момент могут начаться конфликты, которые могут привести к закрытию проекта. Необходимо стимулировать своих сотрудников к сотрудничеству с привлеченными консультантами, на любой фазе осуществления проекта. Так же нужна демонстрация достигнутых результатов, проведение семинаров, слушать сотрудников, разъяснять ситуации и убеждать.
3. Заблаговременное знакомство с организацией. Привлечённым консультантам нужно будет познакомиться с менеджерами для сбора надлежащих документов, регламентов, инструкций, положений компании, с изучением сложившийся практики. Все пункты должностных инструкций должны быть в едином файле, описывая существующие процессы. Но практика всегда отличается от должностных инструкций, поэтому надо изучать работу сотрудников на месте.
4. Опрос сотрудников компании. Консультанты приходят в офис и задают сотруднику вопросы о его работе, а полученные ответы уже переводят на язык бизнес-процессов. На следующий день консультант может спросить уточняющие вопросы, и во время разговора изменять и детализировать бизнес-процессы. При значительном количестве бизнес-процессов их начинают связывать друг с другом для получения цепочки. Далее полученная цепь будет тестироваться для выявления «обрывов» - их выявление это один из шагов для оптимизации бизнес-процессов. Работа для компании может оказаться напрасной, если процесс ни с чем не связан и просто обрывается.

Источники идей для оптимизации бизнес-процессов:

1. Эксперты и специалисты компании. Изначально большинство компаний формировались исторически, поэтому необходимо дать сотрудникам возможность предлагать свои идеи как должно быть;
2. Внешние стандарты и модели. При создании своего нового бизнеса для оптимальной работы лучше опираться на успешных образцах, которые зарекомендовали себя в практике других;
3. Лучшая практика. Можно ознакомиться с лучшими мировыми практиками, на пример, Johnson&Johnson, внедряя их у себя;

Ошибки при оптимизации бизнес-процессов:

1. Неправильная постановка задачи. Чтобы добиться определенной цели в установленные сроки нужна четкая и верная постановка задачи. Скорее всего само описание бизнес-процесса сможет подсказать, что подлежит улучшениям. Чтобы ответить на вопрос «Что можно сделать лучше?» требуется поиск ответов по вопросам «Что я хочу сделать с компанией?», «Куда собираюсь двигаться?».
2. Задачи и усилия непропорциональны. Например описание процессов, которые не относятся к главной цели компании (например, взаимодействие руководителя и секретарши, чтобы дозвониться заместителю). Логично, что описывать такой процесс не нужно –  это серьезное упущение по предметным областям и масштабам.
3. Неправильно выбраны средства описания. Для описания процессов можно использовать программные средства, их стоимость зависит от мощности. Конечно для небольших компаний покупка мощной программы нецелесообразна из-за ее дороговизны. Программный продукт следует выбирать, с учетом целей и финансовых возможностей организации. Как показывает практика в большинстве случаев для решения подобных задач даже крупным компаниям вполне достаточно простых программных средств – на пример, программа BP Win2.