Работа с договорами — основа всех документных процессов большинства предприятий. При кажущейся простоте набора атрибутов самого объекта "договор", процесс его обработки не является простым, поскольку содержит сложную логику и состоит из разных подпроцессов.
Рассмотрим, какие составляющие есть в таком процессе как работа с договорами:
1. Создание и регистрация:
В первую очередь, это создание и регистрация. Договор (на этапе создания — это некая черновая версия) должен быть создан в виде файла и должным образом зарегистрирован. Системы электронного документооборота (СЭД) с легкостью позволяют это сделать, поскольку договор ничем не отличается от других объектов: это документ с набором атрибутов.
2. Согласование:
Второй этап - это согласование. Это самая большая часть, и именно ее чаще всего подразумевают заказчики при рассмотрении автоматизации договорного процесса. Согласование - это сложный процесс, который при этом является специфичным для каждого предприятия. Маршруты согласования могут зависеть от типа договора (денежный или безденежный), от суммы, от контрагента. Участники или этапы согласования могут добавляться по ходу. При этом важно, чтобы система СЭД обладала инструментами для построения маршрутов любой сложности. Именно так можно добиться наиболее точного соответствия автоматизированного процесса согласования реальным правилам предприятия.
3. Исполнение:
После того, как документ подписан, наступает этап исполнения договора. Данный этап автоматизируется по-разному, в зависимости от того, является ли сторона заказчиком или исполнителем по данному типу договора. В любом случае, эта часть тесно связана с заданиями и контролем исполнительской дисциплины. Завершение работы по этапу договора закрывается актом, который фиксируется в СЭД и должен быть связан с сохраненным договором.
Система автоматизации процесса согласования Листоход отлично справляется с решением первых двух задач, а комплексе с системами автоматизации бизнес процессов, с которыми интегрирован Листоход, позволит охватить все три этапа.
