Организация документооборота в организации может отнимать немало ресурсов. Часто проблемы в этой сфере проявляются по мере развития бизнеса. Пока компания остается небольшой, а сотрудников в ней работает немного, отсутствие четкого регламента работы с документами удается решить за счет личного общения и индивидуальных решений, которые принимаются для каждого конкретного случая. Однако, когда компания растет, такой подход становится неприемлемым: он приводит к путанице и ошибкам, а сроки оформления и согласования документов увеличиваются и замедляют бизнес-процессы.
Функционирование каждого бизнеса, вне зависимости от сферы его деятельности, состоит из множества процессов. В их числе привлечение клиентов и общение с ними, формирование и выполнение заказов, оформление необходимых документов, взаимодействие сотрудников. В компании, которая работает продуктивно, все эти процессы складываются в единый слаженный механизм. Часто он формируется стихийно, в процессе роста компании: опираясь на свой практический опыт, руководитель и сотрудники находят оптимальные способы решения задач, которые затем закрепляются.
ИСО (ISO, International Organization for Standardization) это международная организация по стандартизации для управления качеством. Любое обсуждение на тему управления качеством связано с ИСО 9001, в котором прописаны требования к системе управления качеством в компании. Первая версия стандарта систем качества ИСО вышла в 1987 году и последняя версия в 2008 года. Создатели серии ИСО 9000 обобщили в стандарте весь накопленный опыт в управлении качеством, истоки которого находятся в тридцатых годах прошлого века. Стандартов ИСО большое множество, большая часть из которых не связана с управлением качества. Мы рассмотрим наиболее часто используемые стандарты:
- ИСО 9000:2005
- ИСО 9001:2008
- ИСО 9004:2009
А точнее, ИСО 9001:2008 это «Системы менеджмента качества - требования». ИСО 9000 связан в основном с определениями, ИСО 9004 это рекомендации по улучшению. Обратите внимание на толкование названия стандартов – последние цифры означают год введения в действие стандарта.
При организации системы документооборота и разработке Положения о делопроизводстве в компании поддержка юридической службы необходима. При этом юридическая служба имеет основные задачи:
- укрепление законности в деятельности компании;
- анализ документов и решений в компании, на предмет соответствия тем или иным законодательным актам;
- защита прав и законных интересов компании и их сотрудников.
Всеобщая практика показывает, что взаимодействие юриста и сотрудника, выполняющего обязанности делопроизводителя, не всегда является результативным. Как правило, причина скрыта в постоянной занятости юриста и выполнение им «более важных» задач, нежели согласование письма, приказа, Положения о делопроизводстве или пакета документов для отправки подрядчику.
Что такое адаптивный кейс-менеджмент и с чем его едят?
Адаптивный кейс-менеджмент или ACM (Adaptive Case Management) предназначен для эффективного управления бизнес-процессов компании. Любая организация имеет многочисленные задачи, для решения которых просто необходимо коллективное взаимодействиe сотрудников, выдачи задач и поручений, и контроля сроков их исполнения. Система ACM предоставляет возможность компании управлять всеми текущими проектами и сотрудниками вовлеченных в этот проект, в том числе полный контроль исполнения проекта на каждом этапе и формируя реальную библиотеку «лучших практик» в процессе текущей работы.
Одна из основных задач делопроизводителя (сотрудник учреждения, ответственного за ведение делопроизводства в компании) – организовать систему делопроизводства. Как правило, делопроизводитель выполняет регистрацию и хранение документов, такие как исходящие и входящие письма, распоряжения, приказы по основной деятельности, протоколы оперативных совещаний и иные виды документов, которые не были отданы в ведение специализированных отделов.
Жизненный путь документа в компании подобно жизни живого организма, с момента рождения, существования и и умирания - уходя в архив или утилизацию.
Упоминание об управление документацией у сотрудников и руководителей подразделений обычно вызывает некое раздражение. Причины вполне могут быть понятны так как бумаг много, что требует контроль и время.
Документация – это описание того, как работа должна быть выполнена. Но зачем нужна документация? А нужна она сотрудникам для правильной координации выполняемой работы.
Корпоративная информационная система (КИС) используется большими и средними учреждениями, которые имеют разные филиалы и дочерние компании. Данная система требуется для единого управления таких компаний, т.е. комплексной автоматизации всех видов хозяйственной деятельности. Таким образом компания получает объединение систем управления персоналом, финансовыми и другими ресурсами компании, которые необходимы для поддержки планирования и управления организацией, и для поддержки принятия управленческих решений. Под КИС можно понимать управленческую философию, объединяющие бизнес-стратегию и информационные технологии.
