Системы маршрутизации документов являются развитием систем документооборота, и обязательны для структуризации и долгосрочного хранения больших объемов накопленных документов, в том числе для лучшего поиска нужной информации. При введении системы важно продумать организацию взаимодействия автоматизированных форм с бумажными. Электронные документы, которые имеют правовые последствия, могут иметь бумажные копии с оригинальной подписью, но также возможно применение цифровой подписи. Целью системы электронного документооборота это создание эффективной среды управления и функционирования организации, а не ликвидации бумажных документов. Более того, уже только подготовленные документы идут на печать в одной «правоустанавливающей» копии, что в конечном итоге приведет к значительному снижению объема бумажных документов.
В целом система электронного документооборота нацелена на решение дальнейших задач:
- увеличение эффективности управления бизнес-процессами (потоками задач и информации) за счет оптимизации контроля выполнения задач и анализа деятельности организации;
- уменьшение непродуктивных затрат рабочего времени сотрудников и финансовых затрат на расходные материалы;
- образование единого информационного пространства учреждения (координация работ и совместное взаимодействие);
- электронный архив (хранилище документов и информации), документооборот (автоматизация делопроизводства), управление документами и знаниями (база знаний);
- гарантирование надежности учета и хранения документов, включая эффективную защиту информации;
- продуктивное взаимодействие работников в рамках работ по документам;
- быстрый поиск необходимой информации;
- контролирование исполнение работ, инициируемых документами и заданиями;
- регулирование настройки системы уведомлений и напоминаний, которая помогает руководителям быстро отслеживать состояние работ, а сотрудникам правильно планировать и организовывать свою работу, что приводит к улучшению исполнительской дисциплины в компании;
- возможность осуществления мониторинга состояния исполняемых процессов и анализ загрузки персонала за счет формирования различных журналов и отчетов;
- долгосрочное хранение документов учреждения; разделение прав доступа работников к информации;
- поддержка эффективной работы в компаниях с территориально-распределенной структурой управления, которая позволяет организовать работу над документами и заданиями между главным офисом и регионально удаленными филиалами;
- конфиденциальность работы с документами всех работников, разделение прав доступа в соответствии с должностными обязанностями и статусом в компании;
- гибкая и доступная настройка бизнес-процессов.
Введение системы электронного документооборота требует решения следующих основных проблем:
- Конечно же потребуется передача уже существующих документов из бумажной формата в электронную. Электронный архив существующих документов должен быть создан из бумажного формата путем сканирования. Если никакого архива нет, нужно провести достаточно долговременную подготовительную работу. Вначале необходимо добиться единого порядка хранения документов в каталогах. Если необходимо то следует запретить хранение документов на локальных дисках компьютеров, все пользователи организации должны иметь свои каталоги в сети, в которых они хранят документы. Это значительно облегчит предстоящее перемещение документов в систему документооборота.
- При введении системы электронного документооборота необходимо сразу проанализировать возможность и потребность ее интеграции с уже существующей автоматизированной системой управления. Это связано с тем, что работники ряда профильных организаций по роду деятельности совмещают работу с «обычными» документами и с инженерными документами, при выполнении функций оперативного управления.
- Оптимальное выполнение бизнес-процессов и сохранность коммерческой тайны, создает необходимость в документировании исполнения каждого этапа в процессе. Система электронного документооборота должна позволять реализовывать поэтапный анализ каждого фрагмента деятельности даже по прошествии нескольких лет.
- Для холдинговых структур с большой территориальной раздробленности. Необходимо составление проекта единой функционирующей системы, с обеспечением безопасности данных и ограничение доступа.
- При введении автоматизированной системы документооборота препятствием могут быть консерватизм работников. В таком случае корпоративное обучение необходимо для преодоления негативного отношения путем толкования смысла, цели, и преимущества внедрения.
Все упомянутые проблемы сулят сложность оценки эффективности введения, так как жесткие финансовые расчеты в данном случае не совсем подходят. Как бы то ни было нужно найти качественные критерии для оценки эффективности проекта.
