База знаний

Организация документооборота в организации может отнимать немало ресурсов. Часто проблемы в этой сфере проявляются по мере развития бизнеса. Пока компания остается небольшой, а сотрудников в ней работает немного, отсутствие четкого регламента работы с документами удается решить за счет личного общения и индивидуальных решений, которые принимаются для каждого конкретного случая. Однако, когда компания растет, такой подход становится неприемлемым: он приводит к путанице и ошибкам, а сроки оформления и согласования документов увеличиваются и замедляют бизнес-процессы.  

Чтобы принимать эффективные управленческие решения, важно понимать, как со временем меняется состояние бизнеса, растет ли он, или наоборот, претерпевает спад. Точно ответить на этот вопрос на основании общего впечатления практически невозможно: при такой оценке легко поддаться эмоциям, не разглядеть целого за частностями или принять желаемое за действительное.  

Функционирование каждого бизнеса, вне зависимости от сферы его деятельности, состоит из множества процессов. В их числе привлечение клиентов и общение с ними, формирование и выполнение заказов, оформление необходимых документов, взаимодействие сотрудников. В компании, которая работает продуктивно, все эти процессы складываются в единый слаженный механизм. Часто он формируется стихийно, в процессе роста компании: опираясь на свой практический опыт, руководитель и сотрудники находят оптимальные способы решения задач, которые затем закрепляются.  

ИСО (ISO, International Organization for Standardization) это международная организация по стандартизации для управления качеством. Любое обсуждение  на тему управления качеством   связано с ИСО 9001, в котором прописаны требования к системе управления качеством в компании. Первая версия стандарта систем качества ИСО вышла в 1987 году и последняя версия в 2008 года. Создатели серии ИСО 9000 обобщили в стандарте весь накопленный опыт в управлении качеством, истоки которого находятся в тридцатых годах прошлого века. Стандартов ИСО большое множество, большая часть из которых не связана с управлением качества.  Мы рассмотрим наиболее часто используемые стандарты:

- ИСО 9000:2005

- ИСО 9001:2008

- ИСО 9004:2009

А точнее,  ИСО 9001:2008 это «Системы менеджмента качества  - требования». ИСО 9000 связан в основном с определениями, ИСО 9004 это рекомендации по улучшению. Обратите внимание на толкование названия стандартов – последние цифры означают год введения в действие стандарта. 

При организации системы документооборота и разработке Положения о делопроизводстве в компании поддержка юридической службы необходима. При этом юридическая служба имеет основные задачи:

-  укрепление законности в деятельности компании;

-  анализ документов и решений в компании, на предмет соответствия тем или иным законодательным актам;

-  защита прав и законных интересов компании и их сотрудников.

Всеобщая практика показывает, что взаимодействие юриста и сотрудника, выполняющего обязанности делопроизводителя, не всегда является результативным. Как правило, причина скрыта в постоянной занятости юриста и выполнение им «более важных» задач, нежели согласование письма, приказа, Положения о делопроизводстве или пакета документов для отправки подрядчику.

Что такое адаптивный кейс-менеджмент и с чем его едят?

Адаптивный кейс-менеджмент или ACM (Adaptive Case Management) предназначен для эффективного управления бизнес-процессов компании. Любая организация имеет многочисленные задачи, для решения которых просто необходимо коллективное взаимодействиe сотрудников, выдачи задач и поручений, и контроля сроков их исполнения. Система ACM предоставляет возможность компании управлять всеми текущими проектами и сотрудниками вовлеченных в этот проект, в том числе полный контроль исполнения проекта на каждом этапе и формируя реальную библиотеку «лучших практик» в процессе текущей работы. 

Одна из основных задач делопроизводителя (сотрудник учреждения, ответственного за ведение делопроизводства в компании) – организовать систему делопроизводства. Как правило, делопроизводитель выполняет регистрацию и хранение документов, такие как исходящие и входящие письма, распоряжения, приказы по основной деятельности, протоколы оперативных совещаний и иные виды документов, которые не были отданы в ведение специализированных отделов.

Жизненный путь документа в компании подобно жизни живого организма,  с момента рождения, существования и  и умирания  - уходя в архив или утилизацию.

Упоминание об управление документацией у сотрудников и руководителей подразделений обычно вызывает некое раздражение. Причины вполне могут быть понятны  так как бумаг много, что требует контроль и время.  

Документация – это описание того, как работа должна быть выполнена. Но зачем нужна документация?  А нужна она сотрудникам  для правильной координации выполняемой работы.  

Корпоративная информационная система (КИС) используется большими и средними учреждениями, которые имеют разные филиалы и дочерние компании. Данная система требуется для единого управления таких компаний, т.е. комплексной автоматизации всех видов хозяйственной деятельности. Таким образом компания получает объединение систем управления персоналом, финансовыми и другими ресурсами компании, которые необходимы для поддержки планирования и управления организацией, и для поддержки принятия управленческих решений. Под КИС можно понимать управленческую философию, объединяющие бизнес-стратегию и информационные технологии.