Лист согласования договора это документ, в котором фиксируются замечания и предложения по тексту договора уполномоченными лица организации. Лист согласования представляет собой таблицу, в которую ответственные лица вносят свои замечания и предложения от руки. Наряду с электронными правками договоров, лист имеет ряд преимуществ, которые состоят, в том что согласование договора можно осуществить даже при отсутствии присланного от контрагента экземпляра, а лицо согласовывающее договор ставит свою подпись под замечаниями или предложениями, или визирует отсутствие таковых.
Лист согласования также служит для того, чтобы избежать ситуаций, когда менеджер-исполнитель договора пытается как можно быстрее заключить его с контрагентом, особо не вникая в суть соглашения.
Порядок согласования приказов должен быть прописан в инструкции по делопроизводству организации. Необходимо обязательно проводить согласование приказов с проставлением виз.
Проект приказа по основной деятельности должны визировать, как правило, заместитель руководителя, отвечающий за соответствующее направление деятельности организации, и начальники отделов:
- кто готовит приказ,
- кому даются поручения – еще на стадии подготовки надо заложить рациональную систему исполнения с реалистичным сроком, чтобы в дальнейшем не вносить изменения,
- юридической службы,
- службы делопроизводства – визирует в последнюю очередь, чтобы проверить правильность оформления приказа,
- главный бухгалтер – приказы по финансовым вопросам,
- прочие заинтересованные – если необходимо.
Работа с договорами — основа всех документных процессов большинства предприятий. При кажущейся простоте набора атрибутов самого объекта "договор", процесс его обработки не является простым, поскольку содержит сложную логику и состоит из разных подпроцессов.
Рассмотрим, какие составляющие есть в таком процессе как работа с договорами:
1. Создание и регистрация
В первую очередь, это создание и регистрация. Договор (на этапе создания — это некая черновая версия) должен быть создан в виде файла и должным образом зарегистрирован. Системы электронного документооборота (СЭД) с легкостью позволяют это сделать, поскольку договор ничем не отличается от других объектов: это документ с набором атрибутов.
Изучение лучших практик современных организаций показывает, что именно эти правила можно назвать «правилами согласования».
Правило первое. На согласование должен быть направлен полностью подготовленный и оформленный, в соответствии с установленными в организации правилами, проект документа. Инициатор проекта документа (подразделение, исполнитель) подготавливает проект документа в соответствии с требованиями действующей Инструкции, внутренними стандартами и иными внутренними нормативными документами организации.
Второе. За реализацию процесса согласования проекта конкретного вида или разновидности документа несет ответственность инициатор документа, который разработал управленческое решение.
