Как понять, что бизнесу нужна автоматизация?

Функционирование каждого бизнеса, вне зависимости от сферы его деятельности, состоит из множества процессов. В их числе привлечение клиентов и общение с ними, формирование и выполнение заказов, оформление необходимых документов, взаимодействие сотрудников. В компании, которая работает продуктивно, все эти процессы складываются в единый слаженный механизм. Часто он формируется стихийно, в процессе роста компании: опираясь на свой практический опыт, руководитель и сотрудники находят оптимальные способы решения задач, которые затем закрепляются.  

Когда автоматизация необходима?

Однако по мере роста компании всё более заметными становятся недостатки такого подхода. Например, часто возникает ситуация, когда сразу несколько ответственных вопросов находится в ведении одного сотрудника. Он отлично справляется со своими обязанностями и знает, как действовать и в типовых, и в неожиданных ситуациях в своей зоне ответственности. Но если он уходит в отпуск или попадает на больничный, сразу возникают проблемы: поскольку нет четко прописанных сценариев, и эффективность держится на личных навыках одного человека, другим сложно его заменить. Автоматизация улучшит обмен информацией между сотрудниками, исключив подобные проблемы.

Основным направлением для автоматизации может стать исполнение типовых операций. По мере того, как компания расширяет свою сферу деятельности или у нее становится больше клиентов, многим сотрудникам приходится тратить значительную часть своего времени на выполнение рутинных, повторяющихся операций. Здесь автоматизация поможет высвободить ресурсы, чтобы направить их на более творческие задачи.

Еще один аспект работы компании, который может стать значительно эффективнее благодаря автоматизации – это подготовка и анализ отчетов. Сбор необходимых данных вручную обычно занимает много времени и зачастую требует участия нескольких сотрудников, отвлекая их от основных обязанностей. Если бизнес-процессы автоматизированы, нужные данные всегда доступны руководителю, а значит, их удобно анализировать и использовать в качестве основания для принятия решений.

Как сделать автоматизацию эффективной?

Наиболее продуктивной автоматизация будет, если в компании уже есть отлаженные бизнес-процессы, которые регламентированы и подробно описаны. Проработанные сценарии для типовых случаев становятся основой, на которой выстраивается автоматизированная система. В таких инструкциях должна быть описана последовательность действий, а также то, кто будет их выполнять, как передается информация и как контролируется результат. Если бизнес-процессы еще не описаны, эту работу понадобится проделать предварительно, чтобы автоматизация была продуктивной.

Важно понимать, что внедрение автоматизированных решений потребует затрат и на их разработку, и на последующее обучение сотрудников. Поэтому использовать их надо в тех аспектах работы компании, где можно будет получить наибольшую отдачу. Как правило, это бизнес-процессы, которые обладают следующими характеристиками:

• содержат много повторяющихся операций (от нескольких тысяч повторений в год);

• осуществляются по четким сценариям и не требуют принятия значимых решений;

• связаны с механическими действиями, такими как ввод данных в форму или подготовка типового документа.

Следовательно, перед разработкой проекта автоматизации необходимо проанализировать деятельность компании, чтобы определить, для каких бизнес-процессов она актуальна в наибольшей степени. При этом обнаружатся и участки, автоматизировать которые непродуктивно или слишком дорого. С этой информацией тоже нужно считаться: некоторые руководители стремятся к тому, чтобы автоматизировать как можно больше, но это зачастую оборачивается лишь дополнительными затратами.

Ориентируясь на перечисленные выше принципы, вы сможете понять, в какой степени автоматизация будет полезна вашей компании, и на каких направлениях ее внедрение принесет наибольшую выгоду.