Документооборот - это движение документов с момента их создания или получения до завершения исполнения, отправки или сдачи в дело. Организация документооборота - это нормы согласно которым осуществляется движение документов в компании. Документооборот является важным элементом делопроизводства, определяя инстанции движения документов и скорость движения.
Установление порядка движения документов или управление документацией организации включает организацию документооборота - технология личной работы исполнителей, создание информационно-поисковых систем по документам организации, и контроль их исполнения.
Основная характеристика документооборота это маршрут его движения, который заключает все этапы на пути движения документа от создания черновика (или получения) до подшивки в дело, и затрачиваемое время на прохождение документов по маршруту. Таким образом главное правило организации документооборота – это быстрое прохождение документа по короткому и прямому маршруту с наименьшими временными затратами.
Технология обработки документов и организация документооборота должна основываться на определенных принципах, которые обеспечивают эффективное прохождение документов по самому короткому пути с минимальными временными затратами. К таким правилам организации документооборота относятся следующие принципы:
- сосредоточение операций по приему, первичной обработке и отправке документов (иными словами все документы, поступающие в организацию любым способам доставки и отправляемые из учреждения, обрабатываются в службе документационного обеспечения управления);
- сокращение числа этапов прохождения и исключение повторного возврата документа;
- разработка схем прохождения отдельных видов документов;
- регистрация документов должны происходить один раз;
- организация предварительного рассмотрения документов (распределение документов, поступивших в учреждение);
- вынесение конкретных изменений, точно определяющих исполнителя и срок исполнения;
- исключение параллельного одновременно согласования документов несколькими работниками;
- снижение уровня подписания документов;
- сокращение возвратных движений документов;
- каждое перемещение документа должно быть оправданным.
Эти принципы позволяют улучшить документационное обеспечение аппарата управления за счет:
- прямого направления документопотоков, исключения дублирующих операций по подготовке и обработке документов;
- налаженности движения документов, обеспечивая равномерное поступление документов и способствует равномерной загрузке специалистов аппарата управления, и службы делопроизводства. Объективные данные о состоянии документооборота можно получить из качественных и количественных характеристик его параметров.
В следующем посте мы разберем подробно качественные характеристики документооборота, к которым относятся:
- характеристики документопотоков (состав документов, их содержание);
- маршруты движения документов (направление движения, этапы маршрута движения документов);
- периодичность (стадии документооборота);
- направленность движения.
