Организация эффективного документооборота в организации, часть 1

Документооборот - это движение документов с момента их создания или получения до завершения исполнения, отправки или сдачи в дело. Организация документооборота - это нормы согласно которым осуществляется движение документов в компании. Документооборот является важным элементом делопроизводства, определяя инстанции движения документов и скорость движения.

Установление порядка движения документов или управление документацией организации включает организацию документооборота - технология личной работы исполнителей, создание информационно-поисковых систем по документам организации, и контроль их исполнения.

Основная характеристика документооборота это маршрут его движения, который заключает все этапы на пути движения документа от создания черновика (или получения) до подшивки в дело, и затрачиваемое время на прохождение документов по маршруту. Таким образом  главное правило организации документооборота – это быстрое прохождение документа по короткому и прямому маршруту с наименьшими временными затратами.

Технология обработки документов и организация документооборота должна основываться на определенных принципах, которые обеспечивают эффективное прохождение документов по самому короткому пути с минимальными временными затратами. К таким правилам организации документооборота относятся следующие принципы:

- сосредоточение операций по приему, первичной обработке и отправке документов (иными словами все документы, поступающие в организацию любым способам доставки и отправляемые из учреждения, обрабатываются в службе документационного обеспечения управления);

- сокращение числа этапов прохождения и исключение повторного возврата документа;

- разработка схем прохождения отдельных видов документов;

- регистрация документов должны происходить один раз;

- организация предварительного рассмотрения документов (распределение документов, поступивших в учреждение);

- вынесение конкретных изменений, точно определяющих исполнителя и срок исполнения;

- исключение параллельного одновременно согласования документов несколькими работниками;

- снижение уровня подписания документов;

- сокращение возвратных движений документов;

- каждое перемещение документа должно быть оправданным.

Эти принципы позволяют улучшить документационное обеспечение аппарата управления за счет:

- прямого направления документопотоков, исключения дублирующих операций по подготовке и обработке документов;

- налаженности движения документов, обеспечивая равномерное поступление документов и способствует равномерной загрузке специалистов аппарата управления, и службы делопроизводства.

Объективные данные о состоянии документооборота можно получить из качественных и количественных характеристик его параметров.

В следующем посте мы разберем подробно качественные характеристики документооборота, к которым  относятся:

- характеристики документопотоков (состав документов, их содержание);

- маршруты движения документов (направление движения, этапы маршрута движения документов);

- периодичность (стадии документооборота);

- направленность движения.