Характеристики документопотоков
Беспристрастные данные о состоянии документооборота можно получить из качественных и количественных характеристик его параметров.
К качественные характеристики документооборота относятся:
- характеристики документопотоков (состав документов, их содержание);
- маршруты движения документов (направление движения, этапы маршрута движения документов);
- периодичность (стадии документооборота);
- направленность движения.
Документооборот это процесс который делится на несколько частей - потоков, предоставляющих прямую и обратную связь в управлении. Документооборот в организации реализовывается в виде документопотоков, двигающихся между пунктами переработки информации (руководители, специалисты) и пунктами технической обработки документов (регистрация, прием, отправка, копирование и тиражирование, формирование дел и т.д.). Под потоком документной информации понимается организованное в пределах информационной системы движение сведений в определенном направлении, при условии, что у этих данных общий источник и общий приемник.
Документопотоки различают по направлению и по отношению к управленческому объекту. По направлению отделяют горизонтальные потоки, связывающие организации одного уровня управления, и вертикальные (восходящие и нисходящие), связывающие организации различных уровней, например, центральный офис фирмы и дочерние фирмы. Восходящие потоки - это входные документы, принимаемые вышестоящей организацией от подчиненных организаций. Нисходящие потоки - это документы, направляемые вышестоящими органами власти и управления подчиненным организациям.
По отношению к управленческому объекту выделяют входящий, исходящий и внутренний документопотоки.
Входящий документопоток любой организации состоит из следующих элементов:
- документы вышестоящих организаций. Эти документы включают директивные указания, нормативные и методические акты, которые являются основанием для руководителей в организации любой деятельности. По видовому составу к этим документам можно отнести: указы, законы, методические указания и рекомендации, постановления, поручения, приказы, письма, распоряжения, указания, инструкции, решения;
- документы от подведомственных организаций, которые содержат сведения о реализации распорядительных действий, запросы о способах выполнения заданий и отчетные сведения о проведенной работе. По видам документов этот поток состоит из отчетов, инициативных докладных записок, актов, писем;
- документы от не соподчинённых организаций, которые направлены на согласования совместных действий или мотивации к ним, с целью консультирования и получения информации. Основные виды документов: письма (гарантийные, запросы, рекламные, информационные и др.), договоры и документы, сопровождающие выполнение договоров (акты взаимозачетов, счета, заявки, сертификаты, и др.)
- обращение граждан – состоящих из предложений, заявлений, жалоб.
Исходящий документопоток состоит из документов, которые создаются в данной организации и отправляются за ее пределы. Исходящие документы формируются в ответ на поступившие запросы или как инициативные документы, требующие или не требующие ответа. Инициативные документы всегда заметно превышают группу ответных документов. Побуждение создания исходящих документов диктуются направлениями деятельности организации и ее информационными запросами. В исходящем документопотоке распознается группа распорядительных (при условии, что организация имеет подведомственные организации) и информационных документов - договоры, докладные, обзоры письма, справки, отчеты, документы по их выполнению.
Внутренний документопоток включают документы, создаваемые и используемые в самом аппарате управления, которые не выходят за его пределы. Возникновение этих документов совпадает со сферой их применений. Внутренний поток гарантирует целенаправленное решение управленческих задач в пределах одного учреждения. К внутренним документам относятся организационные документы, функции организации в целом, структурные подразделения, определяющие задачи, права и обязанности должностных лиц, также правила выполнения отдельных видов деятельности: положения, должностные инструкции, уставы, учредительные договоры, правила, регламенты, штатные расписания и др. Распорядительные документы издаваемые руководством (приказы, указания, распоряжения, решения) выполняют функции оперативного регулирования деятельности организации. Также выделены самостоятельные группы внутреннего документопотока, которые включают протоколы и акты, документы по учету материальных и денежных средств, плановые и отчетные документы, оборудования, личного состава и т. д. В аппарате управления лучше использовать без документные способы обмена информацией (телефон, переговоры), вместо внутренней переписки между должностными лицами и структурными подразделениями. Тем не менее практика показывает, что внутренняя переписка широко распространена, которая может быть оформлена докладными (служебными) и объяснительными записками.
