Упоминание об управление документацией у сотрудников и руководителей подразделений обычно вызывает некое раздражение. Причины вполне могут быть понятны так как бумаг много, что требует контроль и время.
Документация – это описание того, как работа должна быть выполнена. Но зачем нужна документация? А нужна она сотрудникам для правильной координации выполняемой работы.
Когда нужна документация? Документация нужна, когда необходимо координировать работу. В случае если несколько сотрудников описывают разные процессы определенной выполняемой работы, то нужно писать инструкцию точно описывающую выполнение этой работы.
В каком объеме нужна документация? Цель любого документа это описать деятельность простым текстом для лучшего восприятия и запоминания для сотрудников. Поэтому любая документация это компромисс между простотой усвоения и достаточным количеством информации для описания рабочего процесса.
Неправильное использование документации или её отсутствие приводят к ошибкам и потерям в работе учреждения. Существуют различные типы и виды документации:
- Стандарты предприятия –это обычно объемные документы, описывающие важные виды деятельности, которые являются основой документации системы качества. Вся собранная в них информация должна полностью описать, как работает компания. Примеры таких стандартов – стандарт по управлению поставками, стандарт по претензионной работе, стандарт «производство», стандарт по складской деятельности и т.п.
- Регламенты – документы, описывающие определенный процесс связанный так или иначе с производством. Такого рода документация обычно они меньшего объема, чем стандарты, и узко сфокусированы на процессе.
- Инструкции – обычно это документ меньшего объема по сравнению с регламентом и стандартом. Инструкция описывает конкретную операцию (маленький процесс).
Имеется несколько типов инструкций:
- рабочие/технологические, описывающие как выполнять конкретную операцию
- должностные, описывающие ответственность, обязанности и права сотрудника
- по эксплуатации оборудования, описывающие как использовать оборудование
Существуют также другие виды документов компании, которые не фокусируются на процессах.
Положения о подразделениях – документы описывающие права, обязанности и взаимодействие подразделений. Цель такого документа – четко объяснить какие процессы находятся в зоне ответственности подразделения, какие права имеет подразделение и как взаимодействовать с другими подразделениями.
Записи (журналы, , протоколы, рабочие тетради, отчеты) – документы, в которых хранится информация об различных операциях в компании. Основное различие записей от стандартов, инструкций и регламентов это то, что записи описывают конкретные результаты деятельности.
Руководство по качеству - коротко описаны основные процессы документации и документы, в которых содержится более подробное описание системы процессов в компании.
Руководство по качеству включает следующие элементы:
- Название документа, номер редакции и его номер в системе учета документации. Отметка оригинал или номер копии. Все это необходимо для идентификации документа.
- Предисловие / введение - кто разработал, когда введен в действие, новый документ или замена старого.
- Содержание - перечень разделов для быстрого нахождения нужного раздела.
- Утверждение - подпись ответственного лица, который утвердил документ вместе с датой утверждения.
- Область применения - объясняет, что описывает документ и какие подразделения / сотрудников затрагивает.
- Ссылки - какие документы ссылаются на конкретный документ или из каких других документов был взят материал.
- Определения – объяснение терминов, упомянутые в используемых документах.
- Обозначения и сокращения – расшифровка используемых аббревиатур в документах.
- Общие положения / Введение –описание структур документа и процессы, которые он описывает.
- Тело документа - поэтапное описание деятельности, ради которого был создан документ, поделенное на разделы, страницы и абзацы.
- Контроль изменений – кто, как и когда может вносить изменения в документ.
- Хранение документа –кто, в каких копиях и сколько времени хранится документ.
- Подписи разработчиков документа и подписи согласовывающих сотрудников / руководителей. Подписи являются доказательством согласования документа. Подписавший дает согласие на данную версию документа и на все действия связанные с документом.
- Приложения – схемы операций, таблицы с данными и т.п. для визуального восприятия информации.
- Лист регистрации изменений – отметка внесенных изменений и дата их внесения.
Не все выше изложенные элементы документа являются необходимым в каждом документе. Но чем сложнее документ, тем выше потребность в выше изложенных элементах. В любом документе, должны присутствовать название документа, утверждение документа, тело документа и согласование.
