ДЕЛОПРОИЗВОДИТЕЛЬ – «ИНФОРМАЦИОННЫЙ ФИЛЬТР» ОРГАНИЗАЦИИ
Одна из основных задач делопроизводителя (сотрудник учреждения, ответственного за ведение делопроизводства в компании) – организовать систему делопроизводства. Как правило, делопроизводитель выполняет регистрацию и хранение документов, такие как исходящие и входящие письма, распоряжения, приказы по основной деятельности, протоколы оперативных совещаний и иные виды документов, которые не были отданы в ведение специализированных отделов.
Работа секретаря-делопроизводителя часто преуменьшена сотрудниками компании. Как правило, это связано с тем, что законодательно не предусматривает административную или иную ответственность за нарушение правил ведения делопроизводства и организации документооборота. Однако стоит помнить о том, что небрежное отношение к документам может привести к неприятным последствиям, такие как существенные временные потери, срыв сроков предоставления запрашиваемых документов и т.п..
Как правило, при возникновении проблем, связанных с документооборотом компании, жалобы руководства адресуются непосредственно к ответственным за делопроизводство. Тем не менее делопроизводитель часто не имеет возможности отследить каждый документ, проверить его соответствующее оформление и последующую регистрацию, поскольку составителями и исполнителями разных видов документов могут быть другие сотрудники компании. Делопроизводитель – это своего рода «информационный фильтр» компании: через него проходит большинство документов; именно к нему обращаются сотрудники компании, когда необходимо найти какой-то документ, просмотреть историю переписки, проверить дату поступления или отправки тех или иных документов. Каждый из отделов учреждения в процессе своей деятельности формирует определенный круг документов. Отдел кадров отвечает за кадровое делопроизводство в соответствии с трудовым законодательством, оформляет разные виды кадровых документов на утвержденных бланках, исполняет собственную нумерацию исходящих документов и руководствуется законодательными и нормативными актами. Финансовый отдел опирается на принятые в Российской Федерации законами и законодательными актами в области бухгалтерского учета, осуществляет учет финансовых документов. Юридический отдел несет ответственность за оформление, регистрацию, хранение и архивирование всех видов юридических документов. Делопроизводителю необязательно знать законодательную и нормативную базу, которой руководствуется каждый из отделов учреждения, тем не менее необходимо учитывать особенности документооборота отделов, для организации системы делопроизводства в компании и согласовывать внутренний регламентирующий документ (например инструкцию по делопроизводству, положение о делопроизводстве) со всеми отделами компании.
