Лист согласования договора это документ, в котором фиксируются замечания и предложения по тексту договора уполномоченными лица организации. Лист согласования представляет собой таблицу, в которую ответственные лица вносят свои замечания и предложения от руки. Наряду с электронными правками договоров, лист имеет ряд преимуществ, которые состоят, в том что согласование договора можно осуществить даже при отсутствии присланного от контрагента экземпляра, а лицо согласовывающее договор ставит свою подпись под замечаниями или предложениями, или визирует отсутствие таковых.
Лист согласования также служит для того, чтобы избежать ситуаций, когда менеджер-исполнитель договора пытается как можно быстрее заключить его с контрагентом, особо не вникая в суть соглашения.
Лист согласования договора должен содержать следующие реквизиты:
- предмет согласования – договор, дополнительное соглашение к нему, а в редких случаях – протоколы разногласий, протоколы о намерениях и тому подобные документы;
- полное наименование и адрес контрагента;
- фамилия, имя, отчество и должность ответственного сотрудника предприятия, инициатора договора, реквизиты и наименование его отдела, подпись руководящего лица отдела, осведомленного в заключении соглашения;
- дата листа согласования;
- даты передачи договора на согласование в соответствующие отделы, а также сроки, предоставленные каждому из них согласно Положению о договорной работе;
- дата возврата договора исполнителю;
- подписи руководителей ответственных отделов по согласованию договоров.
Согласование договора осуществляется согласно определенному порядку: сначала лицо, курирующее заключение соглашения согласует его с руководителем своего отдела или руководителем организации, затем договор с прикрепленным к нему листом согласования передается в юридический отдел, который осуществляет процедуру согласования с указанными в листе структурами. После подписания договора руководителем организации, лист передается на регистрацию в юридический отдел, а после регистрации – исполнителю, который отправляет один экземпляр контрагенту. За возврат подписанного договора от контрагента отвечает исполнитель.
