Организация документооборота в организации может отнимать немало ресурсов. Часто проблемы в этой сфере проявляются по мере развития бизнеса. Пока компания остается небольшой, а сотрудников в ней работает немного, отсутствие четкого регламента работы с документами удается решить за счет личного общения и индивидуальных решений, которые принимаются для каждого конкретного случая. Однако, когда компания растет, такой подход становится неприемлемым: он приводит к путанице и ошибкам, а сроки оформления и согласования документов увеличиваются и замедляют бизнес-процессы.
Проблемы согласования документов
Вне зависимости от того, в какой сфере ведет свою деятельность компания, трудности, которые возникают в ходе оформления документов, будут примерно одинаковыми. Одна из них – трудности коммуникации. Если для согласования используют мессенджеры или электронную почту, а обсуждение требует участия нескольких сторон, процесс затягивается, а учесть все требования становится затруднительно. Кроме того, становится трудно отследить, какая версия документа на данный момент является окончательной. В случае, если согласование осуществляется по почте, может понадобиться просмотреть всю историю, чтобы понять, кто какие правки предлагал. Документ, в который правки могут вносить все участники, отчасти решает эту проблему, но разобраться в комментариях и предложениях сотрудников всё равно будет непросто. Ситуация дополнительно усложняется, если требуется внешнего согласования.
Правильная организация согласования
Чтобы согласование документов занимало минимум времени и не приводило к подобным затруднениям, необходимо ориентироваться на несколько ключевых принципов. Руководство должно разработать правила работы с документами и следить за их выполнением. Важно, чтобы при этом соблюдались следующие требования:
- У каждого документа должен быть один сотрудник, ответственный за его подготовку. Он будет собирать предложения и замечания у всех остальных и вносить их в текст. В этом случае удастся избежать необходимости разбираться в большом количестве правок и комментариев, который приводит к путанице.
- Необходимо определить маршрут, по которому будет проходить документ, и сроки для каждого из его этапов.
- Работа над документом должна быть структурирована. После того, как сформируете маршрут, определите порядок действий для всех сторон, участвующих в процессе. Избегайте ситуации, когда коммуникация осуществляется в виде пересылки копий документа по электронной почте: в этом случае отследить, какая версия является актуальной, практически невозможно.
- Список лиц, участвующих в согласовании документа, не должен становиться раздутым. Прежде чем добавлять в него нового сотрудника, подумайте, действительно ли это необходимо, требуют ли его обязанности и полномочия участия в этом процессе.
Чтобы оптимизировать затраты времени на этот процесс, можно автоматизировать этот процесс, внедрив в компании систему согласования документов, такую как Листоход. В ней имеются инструменты для работы с различными видами документов, от договоров и контрактов до технических заданий. Чтобы начать ей пользоваться, не понадобится привлекать программистов, а простой интерфейс не потребует длительного обучения сотрудников. В результате рутинные процессы автоматизируются, становится проще отслеживать ход подготовки и исполнения каждого документа, а сроки их согласования снижаются.
Если в компании отлажен процесс согласования документов, это положительно сказывается и на корпоративной дисциплине в целом. Существующие бизнес-процессы выполняются более четко, что позволяет снизить издержки и надежнее добиваться поставленных задач. Поэтому организация работы с документами важна для любой компании, вне зависимости от ее размера и сферы деятельности.
