Вернуться назад

Контроль согласования

11.12.2014
Статьи

Контроль за соблюдением установленной процедуры согласования документов является одной из функций службы делопроизводства.

Контроль согласования включает:

  • сопровождение процедуры согласования документов, обеспечение эффективного взаимодействия подразделений, контроль сроков согласования проектов документов в подразделениях (с помощью традиционных журнальных учетных форм или в системе электронного документооборота);
  • информирование подразделений, участвующих в согласовании о приближении или наступлении сроков согласования документов (в системе электронного документооборота – за счет настройки автоматической рассылки уведомлений и предупреждений);
  • анализ хода и результатов согласования документов, информирование руководителей о соблюдении процедур согласования и качестве взаимодействия подразделений (в рамках реализации информационно-аналитической функции службы делопроизводства).  

Лучшие практики организаций свидетельствуют, что общий контроль за качеством проектов документов, подготовленных подразделением-инициатором, должен осуществляться вышестоящим руководителем подразделения инициатора, который проставляет «выпускающую» визу. Регламентированная процедура согласования в целом должна утверждаться и вводиться в действие распорядительным документом первого руководителя организации в составе Инструкции по делопроизводству или в статусе самостоятельного нормативного документа.

Простая система для согласования документов Листоход
Забудьте об ошибках в согласовании документов и ускорьте процесс согласования в компании всего за несколько дней.
Попробуйте прямо сейчас
Бесплатная полнофункциональная версия на 30 дней.