Номенклатура дел это полное руководство по организации

Давайте начистоту: документы в компании — это как вещи в большом доме. Без системы полок и ящиков всё быстро превращается в хаос, где найти что-то нужное — настоящая пытка. Номенклатура дел — это и есть та самая система, ваш подробный «каталог», который четко говорит, какой документ где лежит и как долго его нужно хранить.

Это не просто очередной бюрократический список, а практичный инструмент, который превращает горы бумаг и гигабайты файлов в стройную и понятную структуру.

Зачем нужна номенклатура дел в организации

Многие смотрят на номенклатуру дел как на скучную формальность. «Еще одна бумажка для галочки», — думают они. Но на самом деле это один из самых эффективных способов навести порядок и защитить бизнес.

Представьте: вам срочно понадобился договор с ключевым партнером за позапрошлый год. Без системы вы рискуете потратить полдня, в панике перебирая папки на общем диске или в пыльных шкафах. С номенклатурой вы за минуту понимаете: договор лежит в папке с индексом 02-10, где 02 — это коммерческий отдел, а 10 — договоры с поставщиками. Поиск занимает секунды.

В таблице ниже мы собрали ключевые задачи, которые решает этот инструмент.

Ключевые функции номенклатуры дел

Таблица демонстрирует основные задачи, которые решает номенклатура дел в организации, и какую пользу она приносит.

Как видите, номенклатура дел — это не просто список, а фундамент для эффективной работы с документами на всех этапах их жизненного цикла.

Обязательство или лучший способ организации

Для госучреждений, архивов и некоторых других организаций вести номенклатуру — прямая обязанность, установленная законом. Согласно правилам Росархива, каждая такая организация обязана разработать свою номенклатуру, присвоить отделам индексы (например, 01 — канцелярия, 02 — бухгалтерия) и строго следовать этой системе.

Но даже если по закону вы не обязаны, внедрение номенклатуры — это просто здравый смысл и лучший способ организовать работу. Вот что она дает коммерческой компании:

• Экономит время. Сотрудники перестают тратить часы на поиск документов и могут заниматься своими прямыми обязанностями.
• Снижает риски. Четко установленные сроки хранения защищают от претензий налоговой, трудовой инспекции и других контролирующих органов.
• Обеспечивает преемственность. Когда сотрудник увольняется, его дела не исчезают вместе с ним. Все документы остаются в системе, доступные для преемника.
• Оптимизирует хранение. Вы точно знаете, какие бумаги можно смело шредировать, освобождая ценное место на полках и серверах.

По сути, разработка номенклатуры — это первый и самый важный шаг к созданию прозрачной и управляемой системы. Хотите узнать больше о следующих шагах? Читайте нашу статью про организацию эффективного документооборота.

Как выбрать подходящий вид номенклатуры дел

Итак, вы поняли, что номенклатура дел — это не просто формальность, а рабочий инструмент для наведения порядка. Отлично! Но теперь возникает следующий логичный вопрос: какую именно выбрать? Ошибиться здесь — все равно что пытаться собрать шкаф по инструкции от стола. Детали вроде бы похожи, но ничего путного в итоге не выйдет.

На практике существует три основных вида номенклатур, и каждый заточен под свои задачи. Давайте разберемся в их отличиях, чтобы вы могли создать систему, которая будет реально помогать, а не пылиться на полке.

Типовая номенклатура: готовый стандарт

Типовая номенклатура — это, по сути, строгий и обязательный стандарт. Такие документы разрабатывают «сверху» — например, министерство для своих региональных управлений или департамент образования для всех школ города. Они создаются для целой сети однотипных, подведомственных организаций.

• Кому подходит: В основном государственным и муниципальным структурам с разветвленной сетью филиалов.
• В чем особенность: Ее содержание — заголовки дел, сроки хранения — менять нельзя. Задача организации — просто взять этот документ и внедрить у себя без изменений.

Если для вашей отрасли такой стандарт существует, то изобретать велосипед не нужно. Просто берете готовый документ и работаете по нему.

Примерная номенклатура: гибкий шаблон

В отличие от жесткой типовой, примерная номенклатура носит рекомендательный характер. Представьте ее как продуманный до мелочей шаблон, который тоже создан для группы похожих организаций, но дает свободу для адаптации под себя.

Такой подход позволяет учесть общие для отрасли требования, но в то же время оставить место для маневра и отразить уникальные процессы именно вашей компании.

Индивидуальная номенклатура: решение «на заказ»

А вот это самый частый гость в коммерческих компаниях. Индивидуальная номенклатура дел создается с чистого листа специально для одной, конкретной организации. Она учитывает всё: уникальную структуру, специфику деятельности, объемы и маршруты документов.

Даже если за основу вы берете примерную номенклатуру, итоговый документ все равно станет индивидуальным, ведь он будет отражать структуру именно ваших отделов. Это самый точный и эффективный подход, потому что инструмент получается идеально подогнанным под ваши бизнес-процессы.

Итак, с теорией разобрались. Давайте переходить к практике. На первый взгляд кажется, что создать номенклатуру дел с нуля — задача почти неподъемная. Но на самом деле это просто последовательный процесс. Представьте, что собираете сложный шкаф: главное — не торопиться и четко следовать инструкции. Сейчас мы разложим весь алгоритм по полочкам, чтобы вы смогли навести идеальный порядок в документах вашей компании.

Первый и, пожалуй, самый главный шаг — это анализ. Нужно досконально изучить, какие именно документы рождаются и куда поступают в каждом отделе. Ответственному сотруднику, будь то делопроизводитель или секретарь, придется буквально «пройтись по кабинетам» и составить исчерпывающий список всего, что имеет отношение к документообороту: от приказов и договоров до служебных записок и квартальных отчетов.

По сути, это инвентаризация, которая станет фундаментом для всей будущей системы. Без полного понимания, какие документы циркулируют в компании, любая номенклатура будет неполной и бесполезной.

Этап 1. Собираем и систематизируем информацию

На этом этапе ваша главная задача — получить нужные сведения от руководителей всех подразделений. Кто, как не они, лучше всех знает, какие документы создаются в их вотчине?

Попросите каждого начальника отдела составить перечень дел, которые ведутся у них в течение года. И здесь важно не просто получить список названий папок с полок. Нужно уточнить детали:

• Состав документов: что именно лежит в каждой папке?
• Примерное количество: сколько таких документов появляется за год?
• Частота использования: как часто сотрудники заглядывают в эти папки?

Собрав эти данные, вы получите черновой набросок, «скелет» вашей будущей номенклатуры.

Этап 2. Формулируем заголовки и определяем сроки

Как только полный список у вас на руках, начинается самое интересное — формулировка заголовков дел и определение сроков их хранения. Заголовок должен быть кристально ясным. Любой сотрудник, даже новичок, должен с первого взгляда понимать, что за документы находятся внутри папки.

А вот сроки хранения берутся не с потолка. Их устанавливают строго по специальным перечням, утвержденным на государственном уровне.

Вот как выглядит общая схема разработки и внедрения номенклатуры дел.

Как видите, процесс состоит из трех логичных этапов. Такой системный подход гарантирует, что вы ничего не упустите и создадите действительно работающий инструмент.

Этап 3. Согласовываем и утверждаем

Готовый проект номенклатуры нельзя просто распечатать и положить на полку. Его нужно официально согласовать. В этом процессе участвуют несколько сторон:

1. Экспертная комиссия (ЭК) организации. Ее члены проверяют, правильно ли вы классифицировали документы и установили сроки хранения.
2. Архивное учреждение. Если ваша компания — источник комплектования государственного или муниципального архива, то проект придется согласовывать и там.
3. Руководитель организации. Финальный аккорд — утверждение документа директором. Только после его подписи номенклатура дел официально вступает в силу.

Кстати, не стоит бояться архивов — они часто помогают бизнесу. В последние годы более чем в 50 субъектах РФ появились унифицированные примерные номенклатуры для разных типов организаций. Опыт показывает, что их использование сокращает время на поиск документов на 30–40% и снижает количество ошибок в делопроизводстве на 15–20%. Если хотите глубже погрузиться в тему, советую почитать о классических подходах к разработке номенклатуры на Delo-press.ru.

Правила оформления и структура документа

Чтобы номенклатура дел была не просто формальной бумажкой для проверяющих, а реально работающим инструментом, ее нужно грамотно составить. Представьте, что это не просто список, а своего рода карта сокровищ для ваших документов. Этот документ имеет довольно строгую, унифицированную структуру, которая регламентируется приказом Росархива № 77. Тут важен каждый элемент — от титульного листа до итоговой записи, которую делают в конце года.

По своей сути номенклатура дел — это таблица с пятью ключевыми колонками. Каждый раздел в ней соответствует отдельному структурному подразделению (например, бухгалтерии или отделу кадров), а строки — это конкретные папки с документами, или, как их правильно называть, «дела». Разделы обычно располагают в той же последовательности, что и в штатном расписании компании.

Давайте пройдемся по каждой графе. От того, насколько точно вы их заполните, зависит, будет ли в документах порядок или вечный хаос.

Основные графы номенклатуры

Графа 1: Индекс дела

Это уникальный код для каждой папки, который помогает моментально ее опознать. Он состоит из двух частей: код подразделения (допустим, 02 — это бухгалтерия) и порядковый номер дела внутри этого раздела (например, 05). В итоге получается простой и понятный индекс вроде 02-05. С таким шифром найти нужные бумаги — дело пары минут.

Графа 2: Заголовок дела

Пожалуй, самая творческая и ответственная часть работы. Заголовок должен быть предельно конкретным и информативным. Так, чтобы любой сотрудник, даже новичок, сразу понял, какие именно документы лежат в этой папке. Забудьте про размытые формулировки вроде «Разная переписка» или «Приказы».

Графа 3: Количество дел (томов, частей)

Эту колонку вы заполните только в конце года, когда все документы будут подшиты. Она показывает, сколько физических папок (томов) у вас получилось по одному заголовку. Тут есть важный нюанс: по правилам делопроизводства, одна бумажная папка не должна быть толще 250 листов. Если документов больше — заводите следующий том.

Сроки хранения и примечания

Графа 4: Срок хранения и номер статьи по перечню

Вот мы и подошли к самой сложной и ответственной графе. Сроки хранения нельзя брать с потолка — они жестко регламентированы специальными нормативными перечнями. Здесь же нужно указать ссылку на конкретную статью этого перечня, которая и определяет срок.

Основные варианты сроков:

• «Постоянно» — для самых ценных документов государственной важности.
• «До ликвидации организации» — для документов, которые должны быть под рукой в течение всей жизни компании (например, учредительные).
• Конкретный срок (5 лет, 75 лет) — для большинства кадровых, бухгалтерских и административных документов.
• Отметка «ЭПК» (Экспертно-проверочная комиссия) — это сигнал, что после истечения срока хранения документы нельзя просто уничтожить. Их должны изучить эксперты, чтобы решить, имеют ли они историческую или научную ценность.

Ошибка в этой графе может стоить очень дорого — от случайного уничтожения жизненно важных бумаг до серьезных штрафов при проверках.

Графа 5: Примечание

Это ваше поле для служебных пометок, которые вы будете вносить в течение года. Сюда можно записать что угодно, что поможет в работе: «Дело переходящее на следующий год», «Ведется в электронном виде», «Ответственный — Петров С.В.». Такие короткие записи здорово упрощают жизнь и помогают отслеживать судьбу каждого дела.

Автоматизация номенклатуры дел в системе Листоход

Давайте начистоту: вести номенклатуру дел по старинке в Word или Excel — это путь в никуда. Такой подход не просто отнимает кучу времени у сотрудников, он полон рисков. Человеческий фактор никто не отменял: одна случайная ошибка, и важный документ потерян, а проверка из надзорного органа превращается в головную боль. К счастью, сегодня есть куда более удобные и надёжные решения.

Современные системы электронного документооборота (СЭД), вроде Листоход, забирают на себя всю рутину. Вместо того чтобы часами корпеть над таблицами и вручную отслеживать сроки хранения, вы управляете всеми документами в одном окне. Это в корне меняет само понятие номенклатуры — из мёртвого, пыльного документа она становится живым и по-настоящему рабочим инструментом.

Как Листоход упрощает работу

Разобраться с созданием номенклатуры в Листоход сможет каждый. Система интуитивно понятна: вы легко настраиваете структуру разделов, опираясь, например, на штатное расписание вашей компании, а затем просто присваиваете каждому делу нужные параметры.

Вот как выглядит интерфейс для настройки номенклатуры в системе.

Как видите, всё наглядно. Ключевые поля — индекс дела, заголовок, срок хранения — заполняются в простой форме. Это сводит вероятность опечаток и ошибок практически к нулю.

Больше не нужно держать в голове, когда передавать дела в архив или уничтожать. Система сама проконтролирует сроки и вовремя напомнит, что пора действовать. Это не только высвобождает время сотрудников для более важных задач, но и гарантирует, что вы работаете строго по закону. Кроме того, автоматизация документооборота позволяет легко связать номенклатуру с другими процессами в компании.

Даже малый и средний бизнес, который переходит на «цифру», замечает, что время на архивную работу сокращается в среднем на 20%. Чтобы глубже погрузиться в статистику и требования, можно почитать подробный анализ значимости номенклатуры дел на kvalifik.ru. В итоге автоматизация делает из скучной формальности мощный инструмент для наведения порядка в документах.

Часто задаваемые вопросы о номенклатуре дел

В конце нашего разговора о номенклатуре дел давайте разберем самые частые вопросы, которые возникают на практике. Это поможет вам избежать типичных ошибок и быстрее во всем разобраться.

Нужна ли номенклатура дел для ИП и малого бизнеса?

По закону от индивидуальных предпринимателей и большинства небольших коммерческих фирм не требуют вести номенклатуру дел. Но я бы настоятельно рекомендовал это делать.

Это самый простой и надежный способ навести порядок в кадровых и бухгалтерских документах, особенно в тех, что хранятся годами. Когда все систематизировано, найти нужную бумагу, подготовиться к проверке или передать дела в архив становится в разы проще.

Как часто нужно обновлять номенклатуру?

Формально номенклатура дел утверждается на 5 лет, но при условии, что за это время в компании ничего кардинально не поменялось — ни структура, ни направления деятельности.

На практике же ее нужно пересматривать каждый год. Обычно в конце декабря ответственный за архив проверяет, все ли актуально, вносит правки, и руководитель утверждает обновленную версию на следующий год.

Что делать, если в течение года появились новые дела?

Жизнь не стоит на месте, и новые виды документов — обычное дело. Если для них не было места в утвержденной номенклатуре, их добавляют под резервными номерами. Для этого в конце каждого раздела при составлении документа специально оставляют несколько пустых строк.

А если резервные номера закончились? Ничего страшного. Просто внесите новое дело в конец нужного раздела, присвоив ему следующий по порядку индекс.

Кто отвечает за разработку номенклатуры дел?

Обычно эту задачу поручают службе делопроизводства, секретарю или архивариусу. Но важно понимать: в одиночку этот документ не составить. Это всегда командная работа.

Специалист готовит проект, а затем его обязательно согласовывают с руководителями всех отделов и экспертной комиссией компании (если она есть). Только после этого финальную версию утверждает директор. Весь этот процесс подробно описан в таком документе, как регламент согласования, который также важен для порядка в компании.

Порядок в документах — это фундамент эффективной работы. Листоход поможет автоматизировать рутинные процессы, сэкономив ваше время и ресурсы. Оцените все возможности нашего сервиса бесплатно!