При организации системы документооборота и разработке Положения о делопроизводстве в компании поддержка юридической службы необходима. При этом юридическая служба имеет основные задачи:
- укрепление законности в деятельности компании;
- анализ документов и решений в компании, на предмет соответствия тем или иным законодательным актам;
- защита прав и законных интересов компании и их сотрудников.
Всеобщая практика показывает, что взаимодействие юриста и сотрудника, выполняющего обязанности делопроизводителя, не всегда является результативным. Как правило, причина скрыта в постоянной занятости юриста и выполнение им «более важных» задач, нежели согласование письма, приказа, Положения о делопроизводстве или пакета документов для отправки подрядчику.
Если роль делопроизводства недооценивается юристом компании, то необходимо напомнить ему о том, что делопроизводство в компании систематизировано и регламентировано на всех уровнях, что означает все отделы, включая юридическую службу, должны следовать установленному порядку. Один из аргументов в таком диалоге может быть следующим: «Я исполняю поручение руководителя, который считает что стандартизирование документов является необходимым для создания единой системы документооборота и прописания принципов ведения делопроизводства.
В некоторых случаях юристы могут ссылаться на то, что это «лишние бумажки, которые только осложняют работу», однако здесь нужно помнить о том, что внутренний документ организации, подписанный первым лицом, является обязательным для исполнения всеми сотрудниками компании. Причиной нежелания сотрудников компании согласовывать пункты Положения о делопроизводстве часто является результатом того, что введение такого документа добавляет ответственности и требует повышенного внимания при оформлении и подготовке документов.
Между тем Положение о делопроизводстве и контроль за его исполнением со стороны делопроизводителя может дать гарантию юридической службы что ни один документ не покинет стены компании до тех пор пока документ не будет надлежащим образом согласован и утвержден. Более того, документ согласованный согласно четко прописанному регламенту с указанием сроков позволит в дальнейшем сэкономить время, поскольку юрист будет освобожден от лишних и несвоевременных вопросов от сотрудников компании связанных с надлежащим согласованием документов.
Данный процесс разработки и утверждения Положения о делопроизводстве проходит не всегда легко, так как требуется тщательный анализ документов и процессов документооборота в компании. Тем не менее в будущем наличие такого Положения и его выполнение значительно облегчит делопроизводителю контроль за ведением делопроизводства и документооборота, а сотрудникам компании подготовку и оформление документов.
