База знаний

Порядок согласования и визирование проекта документа.
 
Работодатель определяет случаи и порядок согласования документов на локальном уровне. Работа с документами, как правило, регламентируется комплексом документов по делопроизводству, прилагаемых к Инструкции по делопроизводству. Движение потоков документов – от создания или получения до исполнения или отправки – обычно закрепляется в разделе «Организация документооборота» Инструкции. Материалы данного раздела являются основой для разработки Графика документооборота, где отражаются все действия, осуществляемые в процессе работы с документом, в частности согласование.
 
Визирование проводится перед подписанием документа теми должностными лицами, в чью компетенцию входит оценка документа в целом или его отдельных положений. Виза – это реквизит, выражающий согласие или несогласие должностного лица с содержанием документа.
Виды согласования и его Государственный стандарт.
 
Согласование производится в случаях, когда документы содержат какие-либо правовые нормы и требуется их экспертиза на предмет соответствия действующим нормативным правовым актам, когда они затрагивают интересы других организаций, должностных лиц и т. п.
 
В ходе согласования документа его текст корректируется и изменяется на основе замечаний, дополнений, вносимых специалистами в первоначальный вариант документа. Процедура согласования документа – одна из важных составных частей процесса своевременного принятия единственно верного управленческого решения.
Сводка – документ, представляющий собой обобщенные данные по одному вопросу (сводка предложений, сводка замечаний, сводка требований и т.д.).
 
В сводке допускается приводить сведения об источниках информации, перечислять и давать характеристику фактическому материалу по одному или нескольким показателям.
 
Сводки могут быть внешними и внутренними. Внешние сводки составляются для представления в другую (как правило, вышестоящую) организацию, внутренние сводкипредставляются руководству организации или на рассмотрение коллегиального органа.
Телефонограмма — обобщенное название различных по содержанию документов, выделяемых в отдельную категорию в связи с особым способом передачи текста (передается устно по каналам телефонной связи и записывается от руки).
 
Обычно телефонограммы применяют для срочных оповещений о совещаниях, заседаниях, собраниях, внезапно случившихся событиях, отмене ранее запланированных мероприятий и т.п. случаев, когда переданное сообщение необходимо оформить документально. Телефонограммы применяют в пределах действия местной телефонной связи.
Телеграмма — вид информационно-справочных документов, определяемый способом передачи информации по каналам телеграфной связи. Для передачи факсимильной копии документа, а также схем, чертежей и рисунков используются фототелеграммы, факсы (факсимильные сообщения) или электронная почта.
 
Категория и вид телеграммы указываются перед адресатом. Например, «правительственная», «срочная», «заверенная», «с уведомлением о вручении», «с оплаченным ответом» и т.д. Чаще всего отправляют телеграммы срочные и простые. Срочная должна прийти к адресату за время до 3 часов, а простая — до 6 часов.
Давайте рассмотрим пятый вид информационно-справочных документов. Акт — это документ, составляемый группой лиц (преимущественно комиссией), подтверждающий установленные ими факты или события.
 
Акты составляются при ревизиях и обследованиях, инвентаризации, передаче товарно-материальных ценностей, передаче дел при смене должностных лиц, проведении испытаний новых изделий, оборудования, при сдаче в эксплуатацию законченных объектов и т. д. Акты документируют деятельность как постоянно действующих комиссий, так и созданных на какое-то время.
 
Содержание акта
 
В заголовочной части акта размещают реквизиты, которые присутствуют в бланке организации: наименование организации, наименование структурного подразделения, наименование вида документа (акт), основание для его издания, дата, индекс, место составления, заголовок к тексту.
Справка как четвертый вид информационно-справочных документов.
 
Справка — документ, содержащий описание или подтверждение фактов и событий.
 
Справки бывают двух разновидностей:
- служебного характера;
- личного характера.
 
Справка служебного характера
 
Справка служебного характера представляется по запросу вышестоящих организаций, а также сторонних учреждений и организаций (органы суда, следствия, прокуратуры, государственного надзора и др.). Такая справка оформляется на бланке и имеет следующие реквизиты: наименование организации, наименование вида документа, дату, место составления, адресат, заголовок к тексту, текст, подпись. Справки, направляемые в вышестоящие организации, заверяют печатью.
Как на счет третьего вида информационно-справочных документов?
 
Объяснительная записка — документ, составляемый для пояснения отдельных положений основного документа (проекта, отчета, плана).
 
По своему оформлению такие объяснительные записки отличаются от докладной записки тем, что не содержат выводов и предложений.
 
Объяснительные записки работников, по требованию работодателя:
 
Разновидностью объяснительных записок являются документы, составляемые работниками организации по указанию прямых или вышестоящих руководителей по отношениям, возникающим в процессе производственной и трудовой деятельности. Такие документы составляют при возникновении нештатных ситуаций, нарушениях трудовой и производственной дисциплины, дисциплинарных нарушениях, проступках и др. В таких ситуациях работодатель обязан затребовать от работника объяснительную записку (ст. 193 ТК РФ) , которая рассматривается трудовым законодательством как форма самозащиты работника.
Второй вид информационно-справочных документов это докладная записка. Докладная записка — документ, адресованный руководителю другого структурного подразделения, руководителю данного или вышестоящего учреждения и содержащий обстоятельное изложение какого-либо вопроса с выводами и предложениями составителя.
 
Виды докладных записок:
 
По содержанию докладные записки подразделяются на:
- инициативные;
- информационные;
- отчетные.
 
Инициативная докладная записка составляется с целью побудить адресата принять определенное решение, поэтому в тексте записки не только излагаются какие-то факты, но и содержатся конкретные предложения, рекомендации или выводы.
Помимо уже перечисленных виды писем, мы хотим еще выделить пару дополнительных видов. 
 
Служебные письма — обобщенное название большой группы управленческих документов, которые служат средством общения с учреждениями и частными лицами, сообщения чего-нибудь, уведомления о чем-нибудь.
 
В заголовочной части письма печатаются следующие реквизиты:
- дата;
- номер;
- ссылка на регистрационный номер и дату документа (если письмо является ответом);
- заголовок к тексту, изложенный одной фразой.
 
В письмах должны быть правильно указаны составные части реквизита «адресат» (получателя письма):
- фирма;
- структурное подразделение;
- должность;
- фамилия и инициалы;
- почтовый адрес получателя.