База знаний

Алгоритм и способы согласования.
 
Анализ показывает, что независимо от степени автоматизации документооборота маршрут движения проекта документа в процессе согласования как правило, следующий:
1 этап.
Получение подписи руководителя подразделения-инициатора и согласование с вышестоящим руководителем подразделения-инициатора (получение «выпускающей» визы «курирующего» заместителя первого руководителя).
2 этап.
Согласование с подразделениями, участвующими в выполнении операций, которые затрагиваются проектом разрабатываемого документа, а также с подразделениями обязательного согласования, с подразделениями, контролирующими риски, с подразделениями, обязательность согласования с которыми устанавливается для данного вида документа централизованно в регламенте согласования или самим инициатором. Маршрут проекта документа в процессе согласования определяется видом и содержанием документа. Но даже при утвержденной схеме обязательного согласования проекта документа данного вида / разновидности в зависимости от значимости вопроса и подготовленного проекта управленческого решения выбор маршрута зависит от инициатора процедуры согласования.
В процессе разработки общей процедуры согласования, а также конкретных маршрутов и схем рекомендуем обратить внимание на некоторые особенности и условия, также относящиеся к культуре организационного поведения, которую необходимо формировать в процессе внедрения инструкции по делопроизводству и иных внутренних нормативных документов организации.
 
Необходимым условием начала процедуры согласования является наличие «выпускающей» визы вышестоящего руководителя подразделения-инициатора (т.е. не только исполнители, но и руководители должны изучить и принять правила согласования документов).
Визу от имени подразделения организации имеет право проставлять его руководитель или должностные лица, уполномоченные им. От согласовывающего подразделения проставляется только одна виза.
Зоны ответственности подразделений в согласовании.
 
Анализ процедуры согласования показывает, что главное в ней – не организационная и структурная иерархия участвующих подразделений, а их функции и роли в системе управления организацией и в системе принятия решений. В связи с этим такие функциональные подразделения, как финансовая служба, служба главного бухгалтера, юридическая служба, служба делопроизводства, служба информационных технологий, служба безопасности, контрольная служба и т.п., могут и должны рассматриваться в статусе подразделений/инстанций обязательного согласования проектов документов, особенно в процедурах внутреннего согласования. Этот статус означает, что практически каждый проект решения/проект документа в маршруте своего согласования должен пройти анализ в данном функциональном подразделении, и без визы, полученной в инстанции обязательного согласования, никакой проект документа не может быть представлен на подписание или утверждение.
Любое подразделение организации может разрабатывать проект документа (а значит, и проект управленческого решения) в инициативном порядке или по поручению вышестоящего органа управления. В системе согласования такое подразделение является подразделением-инициатором.
 
Подразделение организации может и должно участвовать в согласовании проектов решений и документов, если оно выполняет свои задачи и функции в рамках какого-либо общего бизнес-процесса по единой технологии, а общий результат зависит также и от его усилий. Это – подразделение-участник процесса согласования и одновременно контролер рисков по закрепленным за ним функциям.
 
Подразделение в структуре организации может выполнять специальные контрольные функции в рамках общей системы контроля и ориентироваться на повышение эффективности совершаемых операций и соответствие деятельности требованиям действующего законодательства и иных нормативных правовых актов. Таким подра
Лучшие практики современных организаций свидетельствуют, что реальная цель согласования – повысить качество не столько документов, сколько реальных управленческих процессов и решений, которые стоят за этими документами. Согласование документов становится важнейшей административной процедурой и организационным инструментом, с помощью которого обеспечивается управляемость.
 
Согласование – не только способ предварительного рассмотрения и оценки проекта документа, суть согласования – совокупность действий, направленных на обеспечение разработки, правильного оформления и исполнения управленческих решений, принимаемых по наиболее важным направлениям деятельности. В процессе согласования необходимо обеспечить комплексный анализ юридических, экономических и финансовых факторов, влияющих на принятие решения, минимизировать возможные риски и обеспечить обязательность исполнения решения.
Может ли быть Порядок согласования строительства головной болью? Да, может :-)  Но этого можно избежать путем грамотной подготовки к данному процессу. Предлагаю, изучить краткий план действий по согласованию строительства, это сэкономит ваше время, деньги и силы.
 
Порядок согласования строительства новых зданий регулируется определенными нормами. Одной из них является статья 51 Градостроительного кодекса РФ. Другой нормой – «Свод Правил по проектированию и строительству СП 11-111-99», который устанавливает порядок разработки и согласования и пакет документов на застройку территории малоэтажного жилищного строительства, предназначенного для частного пользования. Помимо этого, в разных городах и областях имеются отдельные постановления, регулирующие это вопрос. Например, в Москве это:
 
- Законопроект г. Москвы от 25.06.2008 №28 "Градостроительный кодекс города Москвы". Он регулирует порядок сбора и подготовки документации и согласования строительства в Москве, а также документы, которые нужны для получения разрешения на строительство или реконструкцию зданий или других строений.
- Постановление Правительства Москвы от 25.05.2011 №229-ПП "О Порядке подготовки, утверждения, изменения и отмены градостроительных планов земельных участков".
- Постановление Правительства Москвы от 27.01.2009 №46-ПП "Об изменении порядка принятия решений о предоставлении земельных участков и внесении изменений в правовые акты Правительства Москвы об образовании, предоставлении земельных участков и арендной плате за землю".
Паспорт на продукцию обязательно входит в комплект технической документации. В нем содержатся сведения о об изделии, его технических характеристиках, сертификации, гарантии производителя, утилизации и т. д. Разработка паспорта осуществляется конструкторским отделом на предприятии-производителе. Также разработкой паспорта могут заниматься специалисты центра сертификации.
 
Паспорт на продукцию включает в себя следующую информацию:
- общие сведения о продукции;
- основное предназначение продукции;
- технические характеристики;
- комплектность;
- устройство;
- правила монтажа;
- правила хранения и транспортировки;
- правила эксплуатации;
- гарантия производителя.
В соответствии с ГОСТ Р 15.201-2000 при постановке продукции на производство обязательно должны быть проведены приемочные испытания всех характеристик, заявленных в технических условиях. Испытания позволяют определить соответствие опытного образца заявленным в технической документации характеристикам.  Испытания проводятся в условиях, максимально приближенных к условиям, в которых продукция будет использоваться  реально. Это позволяет принять взвешенное решение о возможности осуществления промышленного производства того или иного вида продукции.
 
Проведение испытаний регламентируется п. 3.3 ОСТ 10 2.1-97. В соответствии со стандартом в испытательную лабораторию, которой будут выполняться приемочные испытания, необходимо предоставить пакет технической документации, включающий в себя:
- комплект чертежей продукции;
- монтажная, электрическая, гидравлическая, пневматическая схемы;
- нормативная документация, технические условия;
- протокол с результатами проведения предварительных испытаний продукции;
- заключение о соответствии продукции требованиям ТУ;
- техническое описание;
- руководство по эксплуатации;
- изменения, внесенные в конструкцию по сравнению с образцами, ранее проходившими испытания  и т. д.
Технические условия (ТУ)  — это документ, отражающий требования, предъявляемые к продукции, процессу или услуге. Кроме этого, в них указывается, какими процедурами можно проверить соблюдение этих требований. По своей сути, ТУ — это заменитель ГОСТа, и разрабатываются они в том случае, если по каким-то причинам организация выпускает свою продукцию по стандартам, отличным от требований ГОСТ или в случае, если эти стандарты им не определены.
 
Компания может разработать ТУ для своего производственного процесса или приобрести уже существующие у компании, ранее разрабатывавшей ТУ для схожей технологии выпуска продукции. ТУ являются частью технической документации предприятия, в них отображаются требования к изготовлению, контролю качества и приемки готовой продукции, а также к ее характеристикам.
Техническая документация (ТД) – это комплект документов, необходимых для соблюдения условий проектирования, изготовления и эксплуатации продукции. Разработка технической документации проводится согласно стандартам Единой системы конструкторской (ЕСКД), технологической (ЕСТД) и программной (ЕСПД) документации.
 
ВИДЫ ДОКУМЕНТАЦИИ:
 
Технические условия (ТУ):
Документ устанавливает технические требования к конкретному изделию, материалу, веществу или их группе. В ТУ указывается порядок проверки правильности соблюдения этих требований. Технические условия составляются по запросу заказчика или решению изготовителя продукции. Разработка технических условий регламентируется ГОСТ 2.114-95, ФЗ № 184 от 27.12.2002 и ГОСТ Р 51740-2001.