Анализ процедуры согласования показывает, что главное в ней – не организационная и структурная иерархия участвующих подразделений, а их функции и роли в системе управления организацией и в системе принятия решений. В связи с этим такие функциональные подразделения, как финансовая служба, служба главного бухгалтера, юридическая служба, служба делопроизводства, служба информационных технологий, служба безопасности, контрольная служба и т.п., могут и должны рассматриваться в статусе подразделений/инстанций обязательного согласования проектов документов, особенно в процедурах внутреннего согласования. Этот статус означает, что практически каждый проект решения/проект документа в маршруте своего согласования должен пройти анализ в данном функциональном подразделении, и без визы, полученной в инстанции обязательного согласования, никакой проект документа не может быть представлен на подписание или утверждение.
Для разработки процедур и маршрутов согласования очень важно выявить и регламентировать зоны ответственности подразделений. А иные подразделения, участвующие в процедуре согласования (по специальным видам деятельности организации), а также заместители первого руководителя организации, «курирующие» деятельность этих подразделений по системе делегирования полномочий, отвечают за выявление и оценку рисков по закрепленному за ними виду деятельности, направлению бизнеса и т.п., за контроль соответствия проектов решений требованиям специального (отраслевого) законодательства и контролирующих / регулирующих органов, за соблюдение внутренних нормативных документов организации, регламентирующих соответствующие виды деятельности.
